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専門家更新コラム

2021.04.27
チャットツールの活用でコミュケーションの効率化を図ろう!

5月の長期休暇まであと少し!
皆様いかがお過ごしでしょうか?

大型連休を前にしっかり仕事を片付けて、お客様とのコミュニケーションを深めて連休明けもスムーズな仕事を行いたいですね。

今回は、新型コロナウィルス感染症拡大の影響によりテレワークが進む中、働き方改革の1つとしてテレワークもコミュケーションが上手くいくツールしてチャットツールを紹介したいと思います!

チャットツールとは?

テキストでのメッセージだけでなく、タスク管理、電話会議、ファイル送受信・共有などの機能を持ったコミュニケーションツールです。
インターネット環境があれば、PC、スマートフォン、ノートパッドなど様々な端末からアクセスできます。

代表的なものにChat work、slack、Line workなどがあります。
弊社でも、Chat workを日々の業務で使用することで、いつでもお客様とリアルタイムで繋がれています!

チャットツールのメリット

①スピーディーなコミュニケーションが可能

インターネット環境があれば、場所を選ばずにいつでも最新の状況を確認することができます。
更にアプリがあるので、タブレットやスマートフォンにダウンロードしておくことで、メッセージやアップデートを直ぐに確認することができ、レスポンスをスピーディーに行うことができます。

②情報共有を効率化できる

メンバーをグループ化することができるので、プロジェクトに関わるメンバー同士での情報共有を簡単に行うことができます。
更に、メンバーの追加や削除も簡単に行うことができるので、管理が簡単です。

③進捗状況を共有できる

グループ内でタスクを設定して、進捗状況を可視化し共有することができるので、フォローが必要かどうかの把握がしやすいです。

チャットツールとEメールの比較

①気軽にコミュニケーションがとれる

Eメールではいちいち宛名や定型的なやり取りを含める必要がありますが、チャットツールでは、SNSのように気軽にやり取りができ効率よくコミュニケーションをとることができます。

②プロジェクトごとの管理がしやすい

メールだと件名などから、プロジェクトに関連したものを検索する必要がありますが、チャットツールでは、プロジェクトごとにグループを作ることで簡単に管理ができます。

デメリットは?

初めて使用するチャットツールの場合は初期設定等を行う必要があります。
機械操作が苦手な方は、初期設定が煩わしいと感じることがあるかもしれません。

初期設定さえ完了すればその後は簡単に利用できる!ということを伝えて、効率の良い環境を手に入れましょう!!


いかがでしたか。
今回は、今急速に仕事のツールとして浸透しつつあるチャットツールについてお話しました。

大阪 経理・記帳代行PRO の 経理サポ! では、Chat workを使用することでリアルタイムにお客様と繋がり、スピード感のある経理代行をご提案しております!
テレワーク等の働き方改革が推進されている中で、皆様も経理代行アウトソーシングと一緒にコミュケーションツールの導入はいかがでしょうか?

経理代行をお考えの方はぜひ一度お問合せ下さい!

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