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専門家更新コラム

2021.06.03
これは経費? 費用計上できる経費の解説 

こんにちは!
梅雨入りした地域も多く、じめじめとした暑さが続いていますが、お疲れは出ていませんか?
多忙な経理担当の方の業務の疑問を一つでも解消できれば、と常に考えております!

早速ですが、日々の記帳を行う上で、「これは経費になるのかな?」と迷われることはありませんか?
今回はそんな迷われる「経費」についてお話ししたいと思います。

経費とは

事業を行うために使用した費用を指します。
例えば、打ち合わせに使った飲食店の飲食代、アルバイトに支払う給料、コピー用紙やボールペンなどの事務用品、取材の為の飛行機代なども経費です。
このほか、事業に関連する支出であれば、経費となります。
一方、経費にならないものまで経費として計上してしまうと、税務署からペナルティを科される場合もあるので、注意が必要です。

経費になるもの

①接待交際費 

得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出するものをいいます。

例えば、ある取引先に対し接待をした結果、取引先から「あなたの会社と契約・取引したい!」という返事があった場合、結果的に売上につながる活動になったので、この時の接待代に関しては「接待交際費」として計上することができます。

「接待交際費」に関しては、以前のコラム『「接待交際費」と「会議費」の違いとは??』https://keiri-support.com/column/column-31269/でもご案内しておりますので、興味のある方はご覧くださいね。

②旅費交通費

業務上必要な移動手段を利用した際にかかる費用(バス・電車・タクシーなど)です。
また、出張の宿泊費もこれにあてはまります。

電車の切符など領収書がないものに関しては、出金伝票を作ることをお勧めします。
「日付、金額、乗車区間」を記入していれば領収書代わりになります。
ICOCAなどの電子マネーは、打ち合わせの日付などと連動させることで事業用として使用したと証明しやすくなります。

③消耗品費

日々の業務上使用する備品等の中で、金額が比較的安く、短期間で使い切ってしまうようなものを指します。
ボールペン・コピー用紙などの事務用品やティッシュペーパーや洗剤等の日用品をイメージされる方も多いのではないでしょうか。

会社の業種や事業内容によっては、同じモノでも「消耗品費」ではなく別の科目を使用する場合もあります。
自身の会社が考える「消耗品費」の基準を事前に把握しておくことも大切です。

④新聞図書費

事業として営む上で必要な場合や、美容院等でお客様用に準備しているような新聞・雑誌・書籍等の購入費用は「新聞図書費」として計上することができます。
有料のメールマガジンも含めることができます。

事業に関係のない新聞・雑誌・書籍等に関しても、事業を行なう上で参考になった部分があれば経費算入することができます。

⑤地代家賃

店舗や事務所、駐車場に関して支払った家賃や使用料は経費となります。
個人事業主の方が自宅で仕事をされている場合、自宅家賃の一部を地代家賃として経費にすることもできます。

⑥通信費

インターネットの回線使用料や電話料金といった「通信費」も、経費として計上できます。

個人事業主の場合、インターネットの回線使用料や電話料金は、プライベートとの線引きが難しい部分ですが、基本的な考え方は地代家賃や水道光熱費と同じく、仕事で使っている割合から経費を算出します。

⑦人件費

会計上、人件費という科目はありませんが、「役員報酬」「給与手当」「賞与」「退職金」等、雇用によって発生する様々な費用のことを指す場合が多いです。

また、会社の親睦会や従業員の冠婚葬祭のために支払った費用等の「福利厚生費」、健康保険料・厚生年金保険料等の「法定福利費」なども人件費という言葉に含まれるでしょう。

⑧支払手数料

振込手数料や販売手数料、代引き手数料、仲介手数料が支払手数料に該当します。

「消耗品費」と同じく、会社の業種や事業内容によっては、同じモノでも「支払手数料」ではなく別の科目を使用する場合もあります。
自身の会社が考える「支払手数料」の基準を事前に把握しておくことも大切です。

⑨雑費

他の勘定科目に該当しない費用や一時的な費用、少額の費用が事業上発生した場合には雑費として経費計上します。
例えば、ゴミの処分費用、少額の解約違約金、引越し代金、クリーニング代などがあります。
「どこに振り分けたらいいかわからない費用を雑費に含めてしまおう」と考えてしまうかもしれませんが、税務調査や会計監査が入った場合、雑費の金額が多いとその内訳を精査されることがあります。

雑費の中身は正確に把握しておきましょう。

経費にならないもの

事業と関係のない費用

事業に関係しないものは、どんなものであっても「経費」になりません。
私生活に必要な日用品、趣味の道具、友達との飲み会に使った費用などは、当然ながら経費ではありません。
経費の基本的な考え方を基準にすると、経費にならないのは「事業の売上につながらないもの」であるといえます。

原則として、「売上を上げるために直接的に必要なもの」は経費として認められます。
まずはこの大原則をしっかりと頭に入れておきましょう。

経費計上の注意点

経費をうまく使うと節税にも結びつき、会社に現金を多く残せる上に資金繰りを良くできます。
また、税金は利益に対してかかるため、経費を漏れなく計上することで結果的に支払う税金を抑えることができます。
しかし、支払う税金を減らすために不正計上するとペナルティがあるので注意が必要です。
「売上に紐付くものが経費」という基準を忘れず、経費計上のラインを見極めることが大切ですよ。


いかがでしたか?
経費となるもの、ならないもの、基本ルールを覚えて、正確な処理をしたいですね。
毎日の記帳業務の参考にしていただければと思います。
大阪 経理・記帳代行PRO の 経理サポ! では、領収書やレシートを郵送やデータでお預かりし、経理処理を行う記帳代行も承っております。
気になる方はぜひ、ご連絡ください!

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