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専門家更新コラム

2020.04.24
月次試算表、作成していますか?

いかがお過ごしでしょうか?
おうちで過ごそう、実践されていますか?
そんな悠長なことは言っていられないという経営者の方も多いかとは思いますが…。
早く普段の生活に戻るためにも、おうちでこのコラムを読んで頂けたら幸いです^^

今回はそんな今だからこそ、今後の経営分析にも一役買う、月次試算表作成の重要性についてお話します!
現在融資をご検討の方も多いと思いますが、銀行から急に試算表の提出を求められてあたふたしないためにも、毎月の試算表作成をおすすめします!

月次試算表とは?

法人では年に一度決算申告が行われます。
この年に一度の決算では、法令等に基づき、経営管理に有効な情報を、主として会社外部の利害関係者へ報告する目的で決算書の作成が行われます。

それに対して、月次試算表は毎月月末締で作成するものです。
こちらの場合は経営者や幹部が毎月の営業成績や財政状態を明らかにするため行うものとなります。

もちろん融資の際など外部の金融機関への提出資料としても必要であったりします。
月次での試算表を有効活用すれば、タイムリーに財政状況を把握することができるので、前回お話した資金繰りなどにも役立ちます。

なぜ月次での試算表作成が必要なのか?

例えば、ダイエットしようかなと思って体重計に乗ったら、実は5㎏も増えていた!なんてことはありませんか?
5㎏を急に落とすのは大変ですが、毎日体重計に乗っていれば1㎏の増加にも気づき、減らすのも簡単です。

毎月の業績をタイムリーに分析することができれば、それだけ迅速に経営判断をすることができ、赤字であれば原因究明と対策を、黒字の場合にも節税対策をとることができます。

これは経営陣ばかりでなく現場にとっても重要なことで、的確なPDCAサイクルの実現ができます。
PLAN(計画)→DO(実行)→CHECK(測定・評価)→ACTION(改善)です。

早期に把握し実行に移すことで、従業員のモチベーションアップにもつながります。
また、お給料に歩合制を取り入れている会社などでは、経営面から判断することで、より公平かつ成果に伴った歩合計算の方法を取り入れることなどにも役立ちます。

月次試算表作成の方法は?

①月ごとに支払った領収書をまとめる。
②その月に発生した売上(’入金があった‘ではなく)、受け取った請求書(‘支払った’ではなく)、をまとめる。
③月末時点で通帳を記帳する。
④可能であれば、月末の棚卸在庫を把握する。

基本的には上記の情報が必須となります。

店舗ごとに分析したい場合には、以前部門別会計のお話もしましたが、部門別に会計入力をすることで把握できますので、分けて必要書類をまとめる必要があります。

このような情報をまとめ、いちばん迅速なパターンとしては、月末時点で締めた後、翌月10日までに会計入力を行い、試算表を完成させるというスケジュールですが、取引先から請求書が手に入るのが何日かなどによっても可能な日数は変わってきます。
場合によっては、予め期日を早めに設定し入手するサイクルを作ることもできます。

取引先との関連でいえば、毎月の入金・出金管理にも有効活用することができます。
売上や、仕入などの支払を毎月きちんと計上し、入金・出金も会計上で把握することができますので、どの会社の入金が遅れているか、未払いがあるかなどを迅速に知ることができます。

デメリットはある?

前述にあるように、毎月の試算表作成をするメリットはたくさんあります。
しかし、デメリットも多少は生じます。

毎月このような書類を会計入力する必要があり、毎月の業務としてこなすには最初はとても労力のいる作業となります。
しかし、まとめて期末に作業すればその分期末に負荷がかかります。
そして上記で述べたようなメリットを考えれば、毎月の経営状況を把握することは決して無駄なことではありません。

大きな会社であればもちろん毎月把握する必要がありますが、設立したての中小企業であっても、月々の経営状況を知ることで1年後の成長スピードは大きく変わってきます。

最初に述べたように、融資の際には銀行から試算表の提出を求められることが多いですし、期限が迫ってから慌てて作成すると内容も煩雑なものになってしまいます。
いざという時に慌てないためにも、できる内容から把握し、月次試算表の作成を行うことをぜひおすすめします!

 

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