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専門家更新コラム

2020.08.28: 経理のマニュアル作成のポイントとは？？

毎日暑いですが皆様熱中症など大丈夫ですか？
経理業務はもちろん年中無休ですが、夏は比較的大きなイベントごとが少ない時期です。
このような時期にこそ、日ごろの経理業務のマニュアル作成、してみませんか？？

マニュアルって必要？？

日々の業務に追われて、見直す時間があまりないという方も多いと思いますが、マニュアル作成は今後の業務に大いに貢献します！

①業務の棚卸ができる

以前に「経理業務の生産性アップ」の記事でもご紹介しましたが、日々の業務を洗い出し、棚卸することで業務効率はアップします。
マニュアルを作成時にはどのような業務があるかを把握する必要があるため、自然と棚卸することができます。

②工数削減につながる

業務の棚卸ができたら、一つ一つの業務に対してどのくらい時間がかかっているかを明らかにすることができます。
そんなに時間がかかっていないと思っていることでも、日々の積み重ねで手を取られている業務の発見もできます。
「昔からの慣習で毎日行っていたけど、実は週に1回でも問題ない」など、新たな視点で業務を見つめなおせば、工数の削減も期待できます。

③作業品質を一定化できる

「前の担当者はこうだったのに…」「先月はここも気を付けてくれてたのに…」というため息が聞こえてくることもあるのではないでしょうか？
業務の属人化やミスを防ぐためにも、マニュアルが重要です。

この作業品質の一定化という点においては、次のような視点もってマニュアルを作成すると、より一層読む側として業務理解しやすいマニュアルを作成することができます。

マニュアル作成時に気を付けるポイント

マニュアルを作って一安心・・・していては、今後の業務改善に役立ちません！
ポイント押さえて、読む側、業務を行う側が理解しやすいマニュアルを作成しましょう。

①全体像が把握できるようにする

一つ一つの業務ごとのマニュアルはもちろん必要ですが、今から行う作業が、何の業務のどの工程なのか、ということをあらかじめ把握することで、その作業に対する理解度は全然違ってきます。
具体的には、フローチャートを使ったり、目次のようなものを作成し、今何工程目のどの部分か、ということが明確になるものを最初に提示するような形がよいです。

②業務目的を明確にする

何かをするための準備業務なのか、この業務が核となるのか、なぜ必要なのか、明らかな場合はよいですが、目的が明確になれば作業意欲も違いますし、気を付けるべきポイントも変わってきます。

③コツやポイントを書いておく

手順をシンプルにわかりやすく、というのがマニュアル作成では重要ですが、それと同じくらい、経験者のノウハウを伝えることも重要です。
手順はこうだが、実際の担当者にしかわからない時短術や注意すべきポイントなどを、だれが見てもわかるようにしておくことで、品質の一定化につながります。
業務自体は問題ないが、前の担当者はこうしていてくれたのに・・・というのはこのあたりの“コツ”の部分が関わってきます。
忘れがちですのでぜひ覚えておいて頂きたいです。

いざ作成！何から手を付ける？

ここまででマニュアル作成におけるポイントや重要性はご理解頂けたと思います。
では実際、作成する段階では何から行うべきか、ということですね。

①まず自分が全体像を把握する

業務の洗い出しです。
例えば、一か月の業務フローについてまず洗い出しをします。
その中で、この業務が終わればこれをする、というような時系列のものを作成してもよいです。
他には、業務内容別でこの業務についてはこのような段階を踏む、というフローチャートを作成してもよいですし、洗い出した業務の位置づけを行い、ポイントの最初に述べた全体像がわかる目次のようなものを作成します。