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皆様いかがお過ごしですか？
新型コロナウイルスの影響で、生活環境の変化に戸惑う日々をお過ごしの方も多いのではないでしょうか？
そんな中、世間でも注目を集めているリモートワークですが、
経理業務をリモートワークで行うとどうなるか、現在のような特別な状況下でなくとも
役に立つ情報を合わせて、ご紹介してみたいと思います。
「在籍する会社のオフィスに出社せず、離れた場所で業務を遂行する勤務形態」のことを言います。
自宅での在宅勤務が典型例ですが、カフェやレンタルオフィスのような場所での作業も含まれます。
育児や介護などの生活環境に合わせたスタイルで働くことができるため、全く出社しないというケースの他にも、週に１度出社したり、基本的には出社するけれど月に何度かのリモートワークを認めている、という会社も増えてきています。
実際に経理業務の中で、社外でもできる業務にはどのようなものがあるでしょうか？
経理の仕事といえば、オフィスでは本部のような位置づけで、本社勤務といったイメージが強いと思います。
扱う業務が会社内部の機密情報であったり、取引先から送られてくる書類などの管理も必要ですので、本社に在中する必要性は高くなります。
しかし、中には社外でできる業務も含まれます。
社外で行いやすいこととして、会計入力が挙げられます。
資料が手元にある状態であれば、パソコン入力をする作業は会社にいなくても行うことができます。
こちらには予め準備も必要となりますので、その方法もご紹介します。
リモートワーク導入の準備として最も重要なのが、
資料をデータで保管することです。
取引先からもらう請求書などの資料を予めデータでもらうようにしたり、紙で届いた資料はスキャンしてPDFにする、などの方法でデータ化しフォルダに保存します。
そこで活用したいのが、チャットワークやDropboxです。
仕事用のLINEのようなもので、個別でのやりとりやグループでのチャットができ、かつPDFやExcelなどのデータの送信も可能ですので、社内での情報共有や取引先とのデータのやりとりにも適しています。
スマートフォンでの閲覧も可能ですので、通知に気づきやすいため、返信漏れを防ぐこともできます。
データの保管を他者のパソコンとクラウドのフォルダで共有できるツールです。
自分が上書きしたデータをDropboxに保存すれば、他者のパソコンでも開くことができます。
例えば会計データや大量のPDFなどを共有したい場合には、こちらに保存すれば離れた場所でも開くことができますので、クラウド型でない会計ソフトのやり取りや、随時更新されるデータの保管場所として使用することが可能です。
その他にも様々なツールで情報共有ができますが、重要なのは、どのような方法で資料を受け取るか・どのように資料を保管するか、ということを予め社外・社内の両面できちんと取り決めをしておくことです。
いつも同じ場所に最新のデータがきちんとあれば、自宅にいながら資料を見て会計入力をすることができます。
弊社では、経理担当者のリモートワーク推進の為、経理業務のクラウド化のサポートを行っております。
適した準備をすれば、リモートワークで会計入力をすることは可能です。
しかし、やはり会社内部で行う作業がゼロではありません。
他の従業員と直接小口のやり取りをしたり、支店や店舗から送られてくる資料をまとめたり、通帳記帳や銀行支払など、会社によって様々な業務があると思います。
これらの一定業務は社内で行うとしても、予め環境を整えておけば実は社外でも行える業務もあります。
これらの業務の選別をすれば、常に１人社内にいる状況を作る、あるいは出社する日と在宅の日を分ける、などの方法でリモートワークを行うことができます。
ご相談いただく方に多くみられるのが、
「今まで社内で行っていたから絶対に社外ではできない」と思っている業務があることです。
会社のパソコンでしか見られないと思っていたものでも、ログインすれば離れた場所でも閲覧可能な場合や、ネットバンクで振込をしたり、クレジットカードの使用で小口を廃止したり、簡単にできるものもあれば準備に時間の必要なものもあります。
弊社のお客様でも、ご相談内容を詳しくお伺いすると、派遣型でないと無理だと思っていたけれど実際には資料を頂き離れた場所で行える場合も多いです。
リモートワークができる環境を作っておけば、少ない人数で行うことの多い経理業務では特に、万が一の場合の備えにもなります。
担当者が家の都合で急に出社できなくなった場合にも対応できますし、労働力が減少している現代ですので、在宅希望の方の採用にもつながります。
弊社では、経理のアウトソーシングを行うにあたって、
・どの業務を弊社内部で行うことができるか
・社内でなければ行えない業務は何か
というご相談から始めることで、経理業務の棚卸しの役割も担っています。
今回の議題となったリモートワークも同じような側面からの環境整備が必要となりますので、
今後リモートワーク導入を考えていらっしゃる会社様もまずはアウトソーシングから検討されてはいかがでしょうか？
大阪 経理・記帳代行PRO では、
記帳代行・給与計算・ネットバンクでの振込業務など、
様々な経理代行サービス【経理サポ！】を行っています。
社外でもできる業務の発見にもなりますので、ぜひ一度ご相談下さい！！
経理サポートでは、皆様が経理代行の活用を検討しやすくするために、「どのような業務が外注できるのか？」を下記の無料ダウンロード資料で、わかりやすく解説しております！
是非、経理代行導入のご検討資料としてご活用ください！
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