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専門家更新コラム

2021.08.06
おさえておこう!従業員退職時の各種手続き

8月に入り、もうすぐお盆!

8月は夏季休暇などお休みが多い分、普段より少ない日数で日々の業務をこなさなければいけない大変さがありますよね。
そんな時に通常業務とは違った業務が入ってしまうこともしばしば・・・。

今回は、通常とは違う業務の中でも、手間と時間がかかる「従業員が退職した時の手続き」の流れについてお話したいと思います。

退職時の手続きの流れ

・退職者が退職届を提出
・健康保険任意継続希望について確認する
・住民税徴収方法について確認する
・貸与品(社員証、事務用品、名刺など)を返却してもらう
・年金手帳を従業員に返却する(会社が保管している場合)
・退職証明書を交付する
・雇用保険の資格喪失手続き
・社会保険の資格喪失手続き
・退職者に離職票を交付する
・退職者に源泉徴収票を交付する
・住民税徴収方法について給与所得者異動届を市区町村に提出

会社により必要な手続きは違いますので、上記の流れは一般的な例ですが、従業員が退職する時には社会保険や税金の手続きなど様々な手続きが必要ですよね。
手続きをリスト化しておくと、急な退職時漏れなく手続きできて便利ですよ。

退職時の社会保険料控除はいつまで必要?

上記リストに加え、退職時の社会保険料控除を正しく行うことも重要な業務です。

社会保険料は毎月の給与から天引きされているため、退職のタイミングによって取り扱いに差が出ます。
退職日が月の末日と月の末日以外に分けてそれぞれ解説します。

①月の末日が退職日

仮に7月31日を退職日とすると、社会保険の資格喪失日は8月1日です。

健康保険法の第156条に「被保険者の資格喪失日の存在する月の保険料は算定しない」とあるため、8月分の社会保険料は不要です。
7月分の社会保険料が最後の控除となります。

②月の末日以外が退職日

仮に7月30日を退職日とすると、社会保険の資格喪失日は7月31日です。

7月中に資格を喪失しているため、7月分の社会保険料は不要で、前月の6月分までを控除する必要があります。

少し複雑に感じますが、
・退職日の翌日が資格喪失日となる
・資格喪失日の存在する月の保険料は算定しない

上記2点を覚えておくとわかりやすいのではないでしょうか。

退職後の住民税の徴収方法は?

住民税を給与から天引き(特別徴収)していた場合は、退職に伴い徴収方法の変更手続きが必要です。
退職後の住民税の納付については3種類の方法があります。

①住民税の残額を最後の給与、もしくは退職金から一括徴収する。
②退職する月の住民税は給与から徴収し、翌月以降の住民税を退職した従業員が自ら納付する普通徴収に切り替える。
③従業員の転職先が決まっている場合、転職先の会社で特別徴収を継続する方法をとることができる。

いずれの場合も、「給与支払報告に係る給与所得異動届」を退職日を含む月の翌月 10 日までに、退職者の住所がある市区町村に提出しましょう。
提出期限や提出方法は市区町村によって異なる場合もありますので、事前に確認しておきましょう。

退職者から退職証明書の交付依頼があった

退職者が退職証明書を請求した場合、企業は必ず発行しなければなりません。
退職者の請求を拒否したり理由なく遅延したりすることは、労働基準法違反となりますのでご注意ください。

退職証明書には、「雇用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金又は退職の事由(解雇の場合はその理由も含む)」のうち、退職希望者の請求に応じて記載します。
ただし、「解雇理由の記載を希望しない」など、退職者が請求していない事項を記載することは禁止されていますので注意しましょう。

源泉徴収票発行

年末(12月31日)で退職する人以外は、その年1年間の給与の合計が確定していないうちに辞めることになりますので、年末調整を行えません。
そのような退職者の年末調整は、次の勤務先で行う、もしくは従業員本人が確定申告する必要があります。
そのため、退職者には速やかに「給与所得の源泉徴収票」を交付するようにしましょう。

退職までに回収するもの

①健康保険証

本人はもちろん、被扶養者分の健康保険証も忘れずに回収しましょう。
「高齢受給者証」や「健康保険特定疾病療養受給者証」「健康保険限度額適用・標準負担額認定証」などが交付されている場合も全て回収します。

②貸与品

パソコンや携帯といったIT機器、社員証などの身分証明書、名刺、社章、制服、事務用品、定期券など、会社から貸与している物品は全て回収対象になります。

③作成・収集した各種資料やデータ

報告書、企画書等、従業員が自身で作成したものであっても、業務上の機密に当たることがありトラブルに発展しかねないため、業務に関わるものは全て返却対象とします。


いかがでしたか?
今回は従業員の退職時の手続きについてお話させていただきました。
複数の手続きがありますが、抜けや漏れなくスムーズに手続きを行いたいですね。

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