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2020.04.20

サポ子日記　ツール活用でリモートワークをスムーズに

みなさま、こんにちは
サポ子です＾＾

みなさまの周りには、リモートワーク増えてきていますか？
私の担当するお客様の会社でも、リモートワークを導入されている会社様が増えてきてます。
業種や職種によっては、導入が現実的でない場合もありますが、可能な限り取り入れていきたいですよね。

今日は、安心してリモートワークを導入できる便利なツールをご紹介しますね。

①Web会議システム

顔を見られるだけでなく、資料や画面を共有しながら効率よく対話型のコミュニケーションをとれます。
新型コロナ対策によるテレワークで「Zoom」ユーザーが急増したように、必須ビジネスツールと言ってよいほど普及しました。

Web会議システムは個人のPCやスマートフォン端末から参加でき、基本的に専用機器が必要ありません。
会議だけでなく、拠点間の常時接続や、多拠点の従業員が集まれる“コミュニケーション拠点”といった使い方ができます。

セキュリティや通信品質を重視するならテレビ会議システムも検討してみてください。
セキュアなオンライン上の“会議室”へ、ZoomやSkypeを通じて個人デバイスから接続できるツールがあり、リモートワーカーでも手軽に参加できますよ。

②ビジネスチャット

日常的なコミュニケーションがメールからLINEへ移行したように、企業でもチャット利用が拡大しています。
リモートワークは耳から入る情報が減る分、情報共有に課題が出がちです。
チャットなら、電話で生じるようなクローズドなやり取りもオープン化し、みなさまが見やすいかたちでやり取りできます。
企業で利用するならビジネスユース向けのチャットが安心ですね。

そこでサポ子のオススメは、経理サポートのお客様にも広くご紹介しているChatwork。

日本発のビジネスチャットで、日本企業らしいきめ細やかなサポートと使いやすさで支持されています。
グループチャット機能はもちろん、音声通話・ビデオ通話機能があり、内容にあわせてコミュニケーション手段を変えられます。

タスク管理、非常時の安否確認も一つのツールでまかなえるため、複数ツールを導入したくない企業におすすめ。
無料で使えるフリープラン、個人利用向けのパーソナルプランがあり、個人あるいは小規模事業所でも簡単に導入できますよ。

③グループウェア

グループウェアとは、メール、スケジュール、掲示板、ファイル共有、ワークフローなど、日々の業務で使用する機能をまとめたツールです。
ビジネスチャットだけでもコミュニケーションを促進できますが、「チャット」という特性上どんどん情報が流れてしまうデメリットが・・・

グループウェアは情報ポータルの側面が強いため、全社的な共有を行う場として機能します。
スレッドを立てたり、他メンバーの共有事項にコメントをしたりなど、より深いコミュニケーションをとりたい場合に有効です。

④クラウド勤怠管理システム

リモートワークでは、Webブラウザやスマートフォンアプリを通じて打刻できる、クラウド勤怠管理システムの利用がおすすめです。

ワーカーはストレスなく打刻でき、集計も自動化されるため労務管理業務を効率化できるメリットがあります。
クラウドサービスは人為的な変更が難しいためタイムカードでみられる“ごまかし”がきかず、中小企業でも義務化された残業時間の上限管理、有給取得状況の把握に活用できますよ。

＞＞クラウド導入支援について詳しくはコチラ

リモートワークの課題

とは言え、リモートワークならではの課題もあります。

その中でも大きいものが「コミュニケーション」の問題です。
対面で同僚や上司とコミュニケーションを取る機会が減ります。
業務を遂行するにあたり必要な情報が従業員同士でうまく共有されずに、誤った判断を招いてしまう場合があります。

また、リモートワークを実施している企業の従業員から聞かれることが多いのが、「日中一人で作業をするので、孤独感を感じる」ということです。
リモートワークを行うと、社内の人と会話をする機会が圧倒的に減ります。
人によっては丸一日、外出をせずに自宅で作業をするというケースもあり、精神的に不安定になってしまうことがあります。

従業員が抱く孤独感は、退職の原因にもつながります。
週の半分はオフィスへ出社してコミュニケーションを取りたいといった要望を認める等、従業員のメンタルケアも含めて、事前に対策を講じる必要がありますね。

また、「セキュリティ」も大きな問題です。

サイバー攻撃や情報漏えいのリスクが高まるため、危険なサイトへアクセスしないようブロックする「フィルタリングツール」、eメールを監視する「メールセキュリティツール」を含むコンテンツセキュリティツール等のクラウドサービスを導入されてもいいかもしれません。

ツール活用でリモートワークをスムーズに

インターネット環境とスマートフォンの普及、クラウドサービスの充実化で、リモートでも出社時と変わらない仕事ができるようになりましたよね。

これを機に、以前から導入を検討していたもの、既に導入していたが一部の人しか使い方がわからなかったものなど、会社の財産を活かすチャンスにされてみてはいかがでしょうか。

大阪 経理・記帳代行PRO　では、リモートワークにかかせないクラウド導入のご相談も受け付けております。
是非この機会に、クラウド導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。
サポ子でした＾＾

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