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2022.01.25

アナログ経理からの脱却　今の給与計算はペーパーレス！？　 ～給与計算のデジタル化～

みなさま、こんにちは！
2022年に入り年始から忙しいスタートをきられた方が多いのではないでしょうか。
今回は、過去に弊社にお問合せいただいた実際の事例を元に、給与計算のデジタル化により見事に経理業務の一部をペーパーレス化に成功した（A社）のモデルを紹介致します！

問い合わせの経緯

昨年の2021年9月頃に、弊社HPをみてお電話でお問合せがありました。

美容関係の店舗を複数運営している。
今後の事業拡大を予定しており運営店舗が増える予定である。
従業員もそれに比例して増やしていく予定なので歩合計算等がある給与計算の代行を依頼したい。
また、委託の内容をみて記帳代行やその他の業務もお願いしたい、というお問合せでした。

面談の実施・現況のヒアリング

お問合せ内容を元に、後日面談の日程を設定し弊社事務所でお打合せしました。

実際にお会いしてヒアリングを進めると社長自身以前から、経理のアナログ処理についてどうにかならないかという意識をお持ちでした。
毎月何店舗もの従業員の給与計算を行って、給料日前に振込登録を行って給与明細を作成して各店舗に発送する。
もし賞与を支給する場合は、またその都度同様の作業が発生している。
アナログでとても時間のかかる作業であるとのこと。
経理のアウトソーシンは知り合いから聞いていたので導入しようか迷っていたとおっしゃっていました。

現在の問題点

今後運営店舗が増えることで、従業員数が増えるため給与計算や歩合の計算にかかる時間が多くなる。
毎月各店舗ごとにそれを行うと状況によっては、経理担当者をもう一名増やさないといけないかもしれない。
人件費のコストを考えた時に業務委託をしたほうがいいのではないかと検討し始めた。
また従業員の出入りが多いと、その登録や手続きにも時間がかかり、想定以上の時間がかかるのも問題の１つである。

弊社のご提案

①費用面の対策

弊社の委託報酬額は、給与計算人数に対して『１名あたり　×　〇〇円』という設定が基本です。
最初に、システムの導入・やり取りの整備を行うための初期導入費用はいただいておりますが、長期的にみれば、経理当社を1名雇うよりはコストはかなり安くなります。
経理担当者を雇えば1ヶ月の給与コストだけなく社会保険・交通費・その他費用が必要になるためです。

②各店舗の給与計算と給与明細の作成と送付

こちらに関しては、弊社の給与計算サービスとして『WEB明細サービス』の導入をご提案しました。
従来の作業としては、給与計算後に給与明細を印刷し（所定の書式がある場合は、その用紙の費用もかかる）、その後各店舗に郵送という作業工程があります。
弊社のWEB明細サービスは、給与計算後に給与明細をデータ化しWEB上にアップロード致します。

各従業員さん宛にID・パスワードを個人単位に設定することで閲覧・印刷可能なシステムになっています。
今まで作成・郵送していた給与明細がペーパーレスになり経理業務の負担もかなり少なくなります。
アップロードした給与明細は、システムで削除しない限り残りますので従業員さんも過去に遡って確認することも簡単に出来ます！

③歩合の計算も簡単に

各従業員の営業成績に対して、歩合の計算を毎月行っていました。
これが意外に大変でルールがそれぞれ違います。
計算のたび確認することが多く時間がかかっている。
弊社がお客様とやり取りする際に利用する『チャットワーク』を導入しました。
こちらを導入することで歩合計算に必要な質問事項はリアルタイムに共有することが可能になりました。

導入効果

弊社）
実際に弊社のサービスを導入していただいた感想はいかがでしょうか？

A社長）
やはり経営者としては、経理担当者を1名雇うとなると考えます。
人件費が増えればその分利益が減ります。
コストは安いに越したことはありません。
採用コストもばかになりません。
人件費コストを抑えられるというのはとても大きいです。

弊社）
そうですね。
今は求人を募集してもなかなか後任が決まらないということをご相談時によくお聞きします。
初期導入費用を差し引いても長期的に依頼すれば人件費のコストは大幅に削減出来るのではないでしょうか。

A社長）　
給与明細をWEB上で従業員に提供できるサービスも気に入っています。
今まで印刷して各店舗に郵送している作業がとても面倒でした。
今いる経理担当者の負担もだいぶ軽減できたと思います。
毎月の給与支給日に間に合わせるために経理担当者が残業することも珍しくなかったので。

弊社）
ありがとうございます。嬉しいお言葉です！
昔からのアナログな経理業務から近年では、デジタルな経理業務がとても普及しています。
会計ソフトのクラウド化・通帳や領収書の取込・通帳やクレジットカードのデータ連携と経理業務を取り巻く環境が変わってきています。
今回導入したWEB明細もその１つで社内のペーパーレス化を進めることが可能になりとても便利です。
弊社としましても、お役に立てたことがとても嬉しく思います。

今後の展開について

A社長）
毎月の給与計算の内容を見て、こちらが気づいていない質問もしてくれるので大変助かっています。
チャットワークを利用して、給与計算の質問内容や完成内容をすぐ共有出来るので便利です。
給与計算業務を行ってくれているので、それ流れで今年の年末調整の依頼も行いました。
書類の提出から、処理まできちんと行ってくれたので良かったです。

弊社）
年末調整のご依頼もありがとうございます。
弊社はグループ会社である濱崎税理士事務所と連携しておりますので、年末調整の業務も安心してご依頼いただけます！
年末調整業務をお受けする際に出てくる質問事項もチャットワークを使えば簡単にやり取りすることが出来ます！

A社長）
将来的な話になりますが、経理業務の全部または部分的なアウトソーシング化は将来当たり前になってくるのではないかと考えています。
今回導入したのは、事業の将来性を考えた時に部分的にでも経理業務のアウトソーシング化をすることで、コストを抑えつつ同時に将来のビジョンを見据えた組織づくりするためです。

弊社）
やはり従来のアナログな経理業務からデジタルな経理業務の業務委託へと着実に変革はしていると思います。
例えば金融機関の窓口業務なども将来的には全てシステム化されるのではと言われていて大手銀行もそれに備えて昔ながらの窓口業務を減らし機械によるシステム化を進めていますね。

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一度は終息基調にあったコロナウイルスもまた蔓延しており依然として終息の兆しがみられない中で様々な働き方が導入され経理業務のデジタル化がすすめられています。

今回は、実際に経理代行業務を導入し、経理業務のペーパーレス化を成功させたお取引様の実例を元にご紹介致しました。

皆様もこれを機にアナログな経理業務から日々の業務を見直しをしてみるのはいかがでしょうか？
まずは貴社の経理業務のうち部分的にでも大丈夫です。
経理業務のアウトソーシング化をご検討してみてはいかがでしょうか？
大阪 経理・記帳代行PRO　の　経理サポ！　へ、お問合せお待ちしております！

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