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2020.07.17

サポ子日記　急な経理担当者の引き継ぎでも慌てない方法！！

みなさま、こんにちは
サポ子です＾＾

今回は、お客様からのご相談の中で一番多いでしょうか…
経理業務の引き継ぎに関するお話をさせていただきます。

引き継ぎ期間は3カ月以上がベスト

経理業務は伝票記入などの日次業務のほか、月次業務や年次業務など、期日が決まっている業務が多数あります。
この期日を過ぎてしまうと、取引先との関係が悪くなったり、延滞税を払わなければならなくなったりと、大きな問題が起こり得ます。
さらに詳細な業務内容は会社ごとに異なるので、仕訳のタイミングや決算時のルールなどは、知らないと見当違いな結果をもたらしてしまうというケースもあります。

このような課題をクリアするためには、後任に一通りの作業を経験してもらい、期日やルールの感覚を掴んでもらうのが良いですね。
不明点は質問してもらうなど、直接指導できる期間を持つことで、適切なノウハウを身に付けてもらうことができます。

この時、日次業務だけでなく四半期決算の対応や試算表の作成などの月次業務も実践してもらうとすると、引き継ぎ期間は最低でも3カ月必要です。
しかし人事異動が理由となる引き継ぎ期間は、会社によって様々ではあるものの、1～2カ月となることが多く、短ければ1週間程度のこともあります。

引き継ぎに効果的なマニュアルの作成

引き継ぎ期間の問題を解消するために重要となるのがマニュアルの作成です。
これまでにもマニュアル化についてのお話をしていると思いますが、本当に大切です！！
必須事項を明記して残しておくことで、後任は不明点が出た都度、確認することができます。

経理業務は定型化できる業務や期日が確定している処理が多いのでマニュアル化しやすく、その効果も大きいのです。
マニュアルの精度が高いほど、後から質問攻めになることもなくなるので、できる限り詳細に作るようにしましょう。
上司などの責任者と情報を共有しながら進めることで、スムーズに作成することできます。
また、既にマニュアルが作成されている場合でも、引き継ぎの機会にルールの更新やブラッシュアップなどはするようにしてくださいね。

マニュアル作成のポイント

①日次、月次、年次業務をまとめる

マニュアルを作成する際は、まず、日次、月次、年次業務を箇条書きで洗い出してみましょう。
中小企業の経理担当者などで経理以外にも人事労務の業務を行っている場合は、それらも含めてまとめます。
それぞれの代表的な業務を以下で挙げるので、自分の業務と照らし合わせてみてください。

■日次業務の例
現金の出納管理、立替経費精算、伝票の起票、整理、領収書の入力、掛け金（売掛金、買掛金）の入力、領収書の整理、仮払金管理

■月次業務の例
給与計算、支払業務、請求業務（請求書の作成など）、各帳簿管理、月次決算、試算表の作成

②内容は要点を抑えて簡潔に

業務が洗い出せたら、続いて各作業の詳細なノウハウを記載していきます。
ただし、いくら詳しい方がいいとはいえ、どこに何が書いてあるのかわからないような内容になってしまっては、マニュアルの意味がありません。
それぞれの業務フローや必要な資料は、表などにしてわかりやすく整理されているとよいでしょう。

③業務ごとに関係者をまとめる

経理の仕事は社内外の人間と連携して進めることも珍しくありません。
後任が各関係者とスムーズにコミュニケーションを取れる環境を作っておくことも、前任者の重要な役割です。
各業務に関わる人の所属先と名前、連絡先を簡単にまとめておきましょう。
なお、担当変更の挨拶を直接することも大切です。

完成したマニュアルは部署内だけでなく、必要に応じて関係者に共有しておくと、スムーズに連携できます。

いかがでしたか？
今回は、引き継ぎの重要性とマニュアル作成のポイントについてお話させていただきました。

転職を希望しているわけでなくとも、人事異動などは本人の意思で決められるものではなく、引き継ぎが必要となるタイミングは誰にでも訪れる可能性があります。
心配を残さずに新天地で働くためにも、余裕を持った引き継ぎ期間の設定とマニュアルの作成・ブラッシュアップはできる限り行うようにしてください。
また、引き継ぎ時の負担を軽くするためには、普段から自身の業務を洗い出しておくことも重要です。
普段の業務整理にもつながりますので試してみてくださいね。

急な引き継ぎが発生した場合でも慌てることなく、スムーズな引き継ぎができる体制を事前に準備できていると安心ですよね。
大阪 経理・記帳代行PROの経理サポ！では、業務フローの見直しや、マニュアル作成に関するご相談もお受けしております。

サポ子でした＾＾

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