サポ子日記事前準備が大切です～経理のアウトソーシングをお考えの方へ～

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経理情報コラム

2021.09.15: サポ子日記　事前準備が大切です～経理のアウトソーシングをお考えの方へ～

みなさま、こんにちは。
サポ子です＾＾

私が所属している　大阪経理記帳・代行PRO　には、連日たくさんお問合せのお電話やメールをいただきます。
一番多いお問合せ内容は、経理担当者が退職するので経理のアウトソーシングを検討している・・・、というものです。
その他には、経理業務をクラウド化することで、社内での作業を縮小したい、というお声も多くあります。

お問合せをいただく方の多くは、その会社の代表者からです。
そして、現在の経理業務や依頼内容についてお伺いするのですが、正直よくわからない・・・とおっしゃる方が非常に多いのです！
自分の会社のことなのに把握していない！？とお思いの方もいらっしゃるかもしれませんが、経理担当者がいる場合、会社の代表の方が細かく業務を把握しているというのは非常に珍しい状況なんですよ。

そこで、今回は経理のアウトソーシングや経理のクラウド化について興味がある！検討している！というみなさまへ！
大阪経理記帳・代行PRO　の　経理サポ！　にお問合せいただく前にご確認いただきたいことについてお話いたします。

準備①　経理業務の洗い出し

実はこれが一番大変です！
先ほどもお伝えしたとおり、経理担当者以外が細かく業務を把握しているというのは非常に珍しいのです。
経理業務は、売上や営業等に直接影響のある業務ではないものが多いため、経理担当者以外が業務内容を知る機会がほかの業務と比べ少ないです。
お金の動きがメインの経理業務ですが、人事・労務・総務などを兼任されている場合も多く、業務内容は多岐にわたります。
そのため、いざ経理業務を洗い出そう！と考えてみても、実際に何をしているのかわからないという状況になるのです。

経理担当者がいる場合

過去にもお話した（サポ子日記　急な経理担当者の引き継ぎでも慌てない方法！！）でも少し触れていますが、経理業務のマニュアル化を進めてもらうのがよいかと思います。
後任者への引継ぎや、経理のアウトソーシングを進める際にも、このマニュアルをもとに話を進めることができます。

また、経理担当者から経理業務について直接お話をお伺いすることができれば、さらにお話がスムーズに進みます。

経理担当者がいない場合

経理担当者がいなくても過去に作成されたマニュアルがあるなど、対応策があれば良いのですが・・・
経理担当者が急に退職した・・・など、予定外の経理担当者不在の場合、経理業務について何をやっているかわからない・・・という会社様が多いです。
そのようなときは、業務のマニュアル化や業務の簡素化、経理のアウトソーシングをすることを検討してみてください。

経理サポ！　では、経理業務の「仕組化」や「マニュアル化」についてもご提案させていただくことができますよ！

前置きが長くなってしまいましたが、これから実際業務の洗い出しはどうすればよいのか！という方法をお伝えいたします。

準備②　自社の経理業務を知る

自社の経理業務を知る、と言っても何から知っていくのかわからない！という方のために、一般的な経理業務についてご説明します。
この中で、自社の内容に当てはまるなというものについてご確認いただき、お問合せ前の参考にしてくださいね。

①会計入力

経理担当者のメイン業務といえば会計入力という会社が多いのではないでしょうか。
市販の会計ソフトや、会社独自の会計ソフト、エクセルなどで管理されている会社が多いです。
これらのソフトへ日々会社の動きを記録していきます。
どのようなソフトを使用していて、入力に対し、毎月どれくらいの時間や件数を入力しているのかを確認するようにしましょう。

②現金・預金管理

経理担当者のメイン業務その②でしょうか。
売上の入金、仕入の支払、家賃・給与・税金など必要経費の支払、そして小口現金や経費精算など、様々なお金の動きを管理します。
こちらも、それぞれの件数や時期、どのようなソフト（管理ソフトやエクセル等）を使って管理しているのか、預金口座はネットバンキングに対応してるかを確認するようにしましょう。

③売上管理

売上管理の方法は会社によって様々です。
②現金・預金管理とも関連していますが、専用の販売管理システムを利用していたり、エクセルで管理されている会社が多いです。
専用の販売管理システムを利用している場合は、ソフトの名前やバージョンも確認しましょう。
どのような資料をもとに管理をしているのかも確認しておいてください。

また、売上請求書を経理担当者が発行している場合は、請求書発行に使用しているソフトや発行の時期、作成・発送方法についても確認する必要があります。

④仕入管理

こちらも③売上管理と同様です。
会社により管理方法や管理システムについては様々です。
どのような資料をもとに管理をしているのかも確認しておいてください。

また、仕入請求書がどのようなルートで経理担当者へ届いているのかを確認する必要があります。
郵送される場合、直接経理担当者へ届くのか、営業担当者から手渡しなのか、はたまたWEB明細で閲覧する必要があるのかなどを確認します。
このルートを把握していない場合、支払漏れなどに繋がり会社の信用問題につながりかねないので特に大切な内容になります。

⑤給与計算

こちらは把握されている方が多いですね。
タイムカードや出勤簿、勤怠管理システムの締め日と支払い日、給与計算と給与明細を作成するソフト、給与明細をどのように従業員に渡しているかを確認します。
また、歩合や手当など、基本給以外に特別な計算が発生する場合の計算方法など、事前に確認が必要な項目がかなり多いのが特徴です。

⑥帳票類の作成

売上や仕入管理の一覧表や、現金・小口出納帳、立替金や出張費の精算書など、会社によって様々です。
経理業務のマニュアル化についてもこの中の一つです。
販売ソフトや給与ソフトと連動させて別の帳票を作成するなど、複雑な構成になっている帳票も多くあります。
毎月どのような帳票を作成し、どの資料を根拠に作成しているのかを確認します。

⑦人事・労務管理

人事・労務管理を兼任している経理担当者も少なくありません。
従業員の入退社管理や、会社や従業員に関する関係各所への届出など、どこまでの範囲を自社で行っているのかを確認します。

⑧ID・パスワードの管理

何をするにもID・パスワードが必要ですよね。
会計ソフト、販売管理ソフト、会社で作成しているエクセルなどの一覧表や、WEB上で確認する預金口座や請求書など、ID・パスワードが不要なものを探す方が難しいくらいです。
これらも、日常的に会計ソフトや預金口座、請求書などに触れる経理担当者が管理されていることが多いので、どこで管理されているかを確認します。

しかし、実際に問合せをしてみよう！と考えたときに、ここまで事前準備をする時間がないよ！という方は多いと思います。
そのような場合でも一度お問合せください。
電話やメール・ご訪問などで、事前準備の段階からお手伝いさせていただくことも可能ですのでご安心くださいね。

今回は、経理代行や経理のクラウド化の導入に必要な、事前準備についてのお話を致しました。
今すぐにではなくとも、このような対策をしているとしていないでは、今後の動きが大きく変わってくると思います。
経理業務の簡素化、仕組化、経理のアウトソーシング化、経理のクラウド化など、経理周りのお困りごとは　大阪経理・記帳代行PRO　の　経理サポ！　へお問合せください。
サポ子でした＾＾