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2020.03.08

サポ子日記　業務のマニュアル化のすすめ

みなさま、こんにちは
サポ子です＾＾

突然ですが、経理サポートにお問合せいただく内容で、圧倒的に多いのが
経理代行を依頼したいが実際に何をやっていたかよくわからないということです。

みなさまの会社ではいかがでしょうか。
経理の方が担当されていること、どのような工程でこの資料を作成されているのか、きちんと理解して説明ができるという方！いらっしゃいますでしょうか。

どのような業務であっても、ご自身の担当外のことを聞かれるとわからないことが多いですよね。

そこでオススメしたいのが、新人教育にも利用可能なマニュアルを作成することです。

新人に仕事を教える際に、マニュアルがなければその場で思い出しながらやり方教えていくことになります。
きちんと順序立てて説明をできればいいですが、説明が前後して教わる側が混乱することも起こりえます。
また、これぐらいわかるだろうという前提で説明を省いてしまうこともあります。
つまり、マニュアルは仕事を教わる側にとって役立つだけでなく、仕事を教える側にとっても役立つものなのです。

業務を整理してから作成する

業務担当表を作成する

業務担当表とは、経理業務一覧とその業務担当者が誰かというのを一目で確認できる表です。
縦軸に業務一覧、横軸に業務担当者を配置したマトリクス図を作成します。
前任者を載せておくと、誰に確認すればいいかわかります。

統一フォーマットを用意する

さまざまなフォーマットがあると作成する際に、どのように作成するか悩みますし、メンテナンスもしにくいです。
見る側も業務によってマニュアルの見た目が異なると読み難いです。
統一フォーマットを作成しておき、その中でレイアウトを自由にしてもらうのがいいです。
そのため、統一フォーマットはできるだけ必要な要件を押さえたシンプルなものにしておくのがよいでしょう。

マニュアルを作成する

何度も出てくる項目があればフォーマットに追加する

フォーマットを準備する場合、以下のような項目を設けると便利に活用できます。

管理コード（部署名や業務名+通し番号など）、マニュアルの発行日、マニュアルの改定日、発行者、業務の目的、業務手順など

書き出した手順に従って自分で一度処理をする

実際にやってみると、足りない部分やわかりにくい部分が出てきますので加筆修正します。

加筆修正する際は、一文は短く簡潔に、あいまいな表現をしないことを心がけましょう。

また、箇条書きの文章だけでは伝えわりにくい内容もあります。
各種Officeソフトにはスクリーンショットのメニューがあります。
またWindowsにはキャプチャが取れる「Snipping Tool」というソフトが用意されています。
それらを利用すれば簡単にキャプチャを取得し、補足説明に役立ててみてください。

日々の業務で手一杯でマニュアルを作成する余裕がないという人もいるかもしれません。
しかしそのマニュアルがあれば、新人教育に役立つことはもちろん、予想外の事態に備えることにもつながります。

経理の方が突然退職されたなんてことがあっても、マニュアルがあれば、
私たち　大阪 経理・記帳代行PRO　にご相談いただいた際にもお話がスムーズに進みます。

本当に困った～となる前に、一度業務のマニュアル化について、社内でご検討されてみてはいかがでしょうか。
サポ子でした＾＾

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