サポ子日記属人的なタスクを減らす「仕組み化」のポイント

大阪経理・記帳代行PRO@心斎橋 > 経理情報コラム > サポ子日記　属人的なタスクを減らす「仕組み化」のポイント

経理情報コラム

2020.06.05: サポ子日記　属人的なタスクを減らす「仕組み化」のポイント

みなさま、こんにちは
サポ子です＾＾

早速ですが、みなさまはご自身のお仕事を「仕組み化」されていますか？

デキるビジネスパーソンほど自分の仕事を次々と「仕組み化」し、生産性を向上させることが得意という説をご存知でしょうか。
特に経営者やトップリーダーたちにとって、「仕組み化」は会社の売り上げをあげるための大きな鍵となります。

その一方で、運用する側がその仕組みを拒絶したり、ルーティンワークに飽きてしまったりと、「仕組み化」が生産性を低下させてしまうケースがあるようです。

今回はそんな「仕組み化」に関するお話をさせていただきますね。
センパイにも一緒にお話していただきたいと思います！センパイよろしくお願いしま～す！！

「仕組み化」の定義

「仕組み化」とは、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法にすること」です。
「ある特定の人物でないと実行できない」という要素をでき得る限り排除し、会社を永続させていくことが「仕組み化」の最終ゴールを目指しましょう。

「仕組み化」がオススメな状況

・部下のモチベーションによって成果が大きく変動してしまうビジネスをしている
・繰り返し発生する仕事を毎回同じ時間をかけてやっている
・忙しくて重要な仕事に取り組めていない
・社内にノウハウの蓄積ができていない

「仕組み化」が不可欠な理由

①属人的である限り、リスクを負い続ける

「重要なもの」であるほど「仕組み化」する必要があります。

たとえば、あなたの会社に十分な売上があり、一見すると業績が好調に思える状態にあるとします。
そういった状態でも、その売上をたった一人の営業マンが属人的につくっているのであれば、実は会社は「その人がいなくなった場合にその売り上げがそっくり無くなる」というリスクを背負っているのです。
そういったリスクをでき得る限り減らすために、「それがなくなったら仕事や事業が成り立たなくなる」という重要な部分であればあるほど「仕組み化」することが必要となります。

※属人的：業務が特定の人物のスキルに依存してしまうこと、その人物にしかやり方が分からなくなってしまうこと、という意味で使用しています※

②どんなに優秀な人であっても、人間は不安定である

どんなに優秀なビジネスパーソンであっても、人は安定していないもの。
誰しも多かれ少なかれ精神状態にも、仕事のアウトプットにも波があります。
そういった「不安定」な人が、仕事を「安定的」にするために「仕組み」の存在が必要なのです。

「仕組み」をつくるための３ステップ

①仕分け

最初は、自分が取り組んでいる仕事や、忙しいと感じている仕事について、その仕事は「属人でないと成り立たないもの」なのか、それとも「仕組み化できるもの」なのかを分類します。
次に、「属人的な仕事」として振り分けたものの中から、もう一度「仕組み化できるものがないか？」を考えます。
その作業を繰り返し、でき得る限り「属人的」に分類される仕事を減らします。

続いて「仕組み化できるもの」に分類した仕事の中で、「どの仕事から仕組み化すべきか」を考えます。
最初に「仕組み化」に取り組むべき仕事は「自分が多くの時間を取られてしまっているもの」です。
具体的には「重要度」「頻度」「緊急性」の3つの軸で、それぞれの仕事を評価し、どの仕事に時間を取られてしまっているかを探っていきましょう。

「仕組み化」すべき仕事は「重要度」も「緊急性」も共に低いものや、「重要度」が低く「頻度」が多いものになる場合が多いです。
なぜ、そのような「時間を取られている」仕事から「仕組み化」を進めるのかといえば、リーダーは「自分自身の時間を生み出すこと」が重要だからです。
自分自身に時間が生まれれば、その時間をつかって更に「仕組み化」を進め、事業を安定させていくことができます。
自分の仕事内容を分析し、仕組み化すべきものを決めたら、次は実際に仕組みをつくっていきます。

②「仕組み」をつくり、運用する

①で「仕組み化すべきである」と判断した仕事について、実際に「仕組み」を考え、運用していきます。

「仕組み化」の定義は「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法」をつくることなので、「特殊なスキルがないとできない」ものや、「経験豊富な人でないとできない」ものは理想的ではありません。
チームメンバーの誰が実行しても、同じ成果が出せる「仕組み」を目指しましょう。

良い仕組みづくりのポイント

「入口」と「出口」の部分に強制力を持たせる。
どういった状況になったらその「仕組み」が動き始めるのか。
そして、どういう状況になったら終了し、仕事の出来をチェックするのか、という部分に強制力を持たせます。

チャイムが鳴ったり、リマインドメールが来たり、ポップアップで何か表示されたり…。
実際に仕組みを実行するチームメンバーが、自分の意思に頼ることなく「仕組み」が動き始め、そして、無事に終了していることを確認できるようなものをつくるのが、良い「仕組み」づくりのコツです。
そのような「仕組み」が出来たら、実際に運用を開始しましょう。

③メンテナンスをする

「仕組み」の運用を始めたら「放っておくこと」だけは絶対にやめてくださいね。
つくった最初の時点で「良い仕組み」であることは、ほとんどありません。
運用をしながら改良を重ねていくことで初めて、きちんと動く、「効果的な仕組み」をつくることができるのです。

また、「仕組みはつくったものの、運用されていない」ということも、よくあることです。

こういった事態を防ぐためにも、定期的に「仕組み」を振り返って評価し、改善していくプロセスが必要です。

具体的には、「仕組み」を運用してみて「１周したタイミング」で、フィードバックやメンテナンスをする時間を設けます。
実際に運用して仕組みがきちんと一周すれば（仕組みが動き初め、終了すれば）、良い点も、改善点も、どちらも必ず見えるはずです。
「仕組み」はつくっただけでは意味がなく、機能してこそ意味をなすもの。
メンテナンスし続けて、より良い「仕組み」をつくっていきましょう。

「仕組み」を長続きさせる秘訣

せっかくリーダーが「仕組み」をつくっても、メンバーに受け入れられないというケースが多くあります。
デキるリーダーほど「仕組み化」思考が強いので、どんどんと社内の「仕組み化」を推し進めたくなるもの。
その気持ちは良くわかりますが、運用する人の感情には配慮を欠かさないようにしてくださいね。

メンバーが「仕組み」を拒絶したり、途中で使うのをやめてしまったりするのは「その作業をしなければならない理由」が分からないことが原因であることが多いもの。

たとえば、リーダーが業務全体について解説することなく、一部分だけを取り出して、「これが君のタスクだから」とメンバーに仕事を渡したとします。
そうするとメンバーは、パズルの1ピースだけを渡されたような気分になり「何のためにその仕事をしなければならないのか」が、わからなくなってしまいます。
その状態で目の前のタスクをこなすのは、ゴールがどこなのか分からない状態でマラソンをするようなもの。
そのような状態では、メンバーはモチベーションを保つことが難しくなってしまいます。

そうならないために、リーダーは「自分たちが何をもって社会の役に立とうとしているのか」「その事業を行うことでどんな世界を創ろうとしているのか」といった仕事の目的を明確化し、日々メンバーに伝え続けましょう。
そうすることで、メンバーの目に「目指すべきゴール」が見え、「その達成のために、目の前の仕事をしているんだ！」という実感が生まれます。

そして、そういったワクワクする目的を達成するための「助け」として「仕組み」があるということを伝え続けることで、きちんと働く良い仕組みが動き始めるののではないでしょうか。

私たち、大阪経理・記帳代行PRO　の　経理サポ！　では、こういった「仕組み化」のご相談もお受けしております。

経理に関するお悩み、ご相談ごとはお気軽にお聞かせくださいね。
サポ子でした＾＾