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専門家更新コラム

2020.02.17
意外と簡単!? 小口現金のメリット・デメリットと新たな管理方法について

毎年思うのですが、年明けから3月って本当に過ぎるのが早いですよね。。
気づけば2月も半ばですが、12月決算や3月決算の会社様も多いと思いますので、皆様バタバタされているのではないでしょうか?

今回は、決算後から心機一転、期首からの新体制という時期にも導入しやすい経理の管理方法についてご紹介したいと思います!

突然ですが、皆様の会社では、「小口現金」を使用していますか?

小口現金とは、会社内で日々発生する、ちょっとした備品購入や交通費などの支払のために、店舗内などの手元に置いておいて使用する現金のことを言います。

 

小口現金を使用する際のメリット

・その場で現金の精算をするので、経費の建て替えをした営業担当者などに対する負担が少ない
・早めに精算することで、領収書をなくすリスクを回避しやすい

小口現金を使用する際のデメリット

①経理担当者の負担感

一般的に、小口現金は毎日残高を合わせていることが多いため、小口現金出納帳に記載された金額と現金の残高が合わないと帰れない、ということが多々発生します。
出納帳に記載する時間自体は日々それほど負担ではないかもしれませんが、残高を合わす作業が経理担当者の負担になっている場合は多いです。

②盗難・不正利用の発生

小口現金は本社の目の届かない所で管理されているケースも多いため、あまり考えたくはないですが、従業員の横領や不正利用などが起こりえるということと、現金を手元におくことにより盗難の危険性もあります。

③営業担当者の負担感

小口現金を管理する側の経理担当者には金額を合わせる負担感があるとお伝えしましたが、清算をしてもらう営業担当者などにも、負担はあります。
ケースは様々だと思いますが、直帰することも多い担当者が毎日領収書をもって経理担当者のもとを訪れることは負担になります。

 

このように、小口現金は便利な一方で様々なデメリットもはらんでいます。

では、小口現金を使用せずに日々の経費を精算するには、どのような方法があるのでしょうか??

 

①立替経費を給与振込にする

従業員個人が使用した経費を、一か月分立て替えておいてもらい、月に一度まとめて領収書を提出してもらい、給与と一緒に振込をする方法です。
この方法は、従業員が多い場合にはかえって経理担当者の負担が増えてしまうことも考えられます。
金額の大きなものを購入することの多い事業所や、場所によって現金を保管しにくい店舗などでのみ使用する、という方法もあります。

②仮払金の支給を行う

あらかじめ一定の金額を仮払金として従業員に支給しておいて、立替経費と同様一か月に一回領収書を集めて精算し、支給した金額との差額を給与で支給するという方法です。
金額の大きなものを購入することが多い人や出張の多い人には、このような方法であらかじめ支給をしておくことで、負担を減らすことができます。

③クレジットカードを支給する

使用頻度の多い社員や店舗に一枚ずつ支給し、何かを購入する際にカードで支払ってもらえば、請求は全て会社にきますので、清算の負担はぐっと減ります。
利用金額の水増しを防ぐこともできますが、ネット通販の利用などの際にはカードの明細に利用内容が記載されていないこともありますので、きちんと領収書や利用明細を提出してもらうことが重要です。

④通販サイトを利用する

アスクルなどの、備品購入の通販や、専門業者の利用サイトを限定して経費を使用することで、請求を一括にまとめることができ、その都度小口現金から精算することはなくなります。

 

いかがでしたでしょうか?

小口現金を使用する以外にも、経費を精算する方法はたくさんあります。
実際には、会社の規模や従業員の数、店舗や事業所の数や立地によって様々な都合が生まれますし、それぞれのケースに合った利用方法があると思います。

弊社が担当している会社様でも、小口現金を廃止し給与振込にしたことで手間が減り効率化を図れたところもあれば、
少額のものは小口現金を利用し、決まったネットショップや金額の大きいものはクレジットカードを利用する、というところもあります。

どれか一つのやり方に限定しなくてはならないわけではないですので、従業員の方の負担や経理担当者の負担を軽減できる方法を組み合わせて利用していただけたら一番よいのではないかと思います。

大阪 経理・記帳代行PRO では、記帳代行・給与計算も行っておりますので、従業員の方ごとに提出して頂いた領収書をもとに、経費の計上と立替経費の給与振込を同時に請け負うこともできます!

期首の新制度導入の機会に、負担感を感じている業務を少しでも効率化して頂けましたら幸いです!!

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