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経理情報コラム

2020.01.31
サポ子日記 2020/1/31 勤怠集計&管理があっというまに!これからはクラウド型がお勧め

みなさま、こんにちは
サポ子です^^

今回はお客様から圧倒的にご相談される内容、勤怠管理についてのお話をさせていただきます。

現状、企業における勤怠管理業務は、効率面やコスト面などでさまざまな課題を抱えています。
時短勤務などの変形労働制を代表として、さらに多様な業務時間が増えるほどに勤怠管理は複雑になってきましたよね。

そこで!複雑化する勤怠管理問題の対応策のひとつが、クラウド勤怠管理システムの導入です!
より円滑な勤怠管理を実現するクラウド勤怠管理システムについてご紹介致します^^

クラウド勤怠管理システムの概要

クラウドとは、利用者がインターネットを通じて必要なタイミングで利用できるオンデマンドのサービスのことです。
インターネットが使える環境であればどこからでも利用可能です。
利用者はソフトウエアをインストールしたりする必要がないため、気軽に低コストで利用できるサービスとして導入されていますよ。

ここからは、クラウド勤怠管理システム導入のメリットについて、センパイと一緒にご案内していきますね!!

 

みなさま、こんにちは!
センパイこと代行プロ代です。

実際に私が色々な社長さんとお話をさせていただく中でも、導入を迷われている方が本当に多いです。
うちの会社はクラウド勤怠管理をする規模なのか、うちの勤務形態でも導入できるのか・・・とご相談に来られる方も少なくないです。
この後は、そういった悩みを解決できるかもしれない、導入した場合のメリットをご紹介していきますね!

クラウド勤怠管理システム導入のメリット

①出勤・退勤時刻の正確性を高める

クラウド勤怠システムを導入した場合、タブレット、スマートフォン、ICカードなどで出勤・退勤時間を打刻します。

また、勤怠管理システムでは、指紋や指静脈などの生体情報を認証に用いた打刻システムや、当人だけが持ち歩くICカードをタイムカード代わりに使う方法など、さまざまな方法で不正打刻を防ぐことができます。
さらに、打刻記録はデータ化されるため、手作業でのデータ転記による入力ミスもありません。

また、直行や直帰が多い営業担当の勤怠管理についても、管理が簡単になります。
GPS機能のある携帯電話やスマートフォンと連携できる勤怠管理システムを使えば、外出先のどこからでも打刻させることができます。
従業員の私物の携帯電話などからの打刻も可能です。
GPSによって、打刻した時にいた場所の位置をチェックすることが可能なので、虚偽報告も防げます。

②給与計算システムとの連携

業務時間や雇用形態ごとの割増賃金計算を、出勤・退勤時刻のデータをもとに効率的に計算します。
記録されたデータは給与計算システムに出力できるため、給与計算や明細の発行もスムーズに行えます。
また、手作業による給与計算に比べてミスがなくなること、作業を効率化できること、タイムカード代や発送費などの消耗品費、タイムカードの保管がないため倉庫代がかからない、などさまざまな効果が見込めます。

③バージョンアップ・法改正対応などが無償

法律や社内規定の改正による変更も、クラウド勤怠システムなら簡単に対応できます。
クラウド型なら運営会社がシステムを管理しているので、法改正に対しては無償アップグレードなどの対応を提供しているサービスが多く、システムの変更も簡単に行えます。
システム全体を一斉に変更することはもちろん、サービスによっては未来の設定変更予約も可能です。

④蓄積データを活用できる

蓄積・集約されたデータは、企業にとっての貴重なデータ資産となります。
部署ごとの比較や季節ごとの変動に注目すれば、人員の需要予測や効率的な配置への気づきにつながります。

⑤利用料の形態が多様

クラウド勤怠システムは、サービスごとに利用料の形態が異なります。
ライセンス方式で初期投資のみ、初期投資なしの月額料金のみなど、企業の要望に合わせたさまざまな形態があります。
クラウド勤怠システムであれば、利用料の形態に関わらずサーバーやソフトウエアを購入し、自社で勤怠管理システムを構築する場合よりも低コストで導入可能です。

⑥リアルタイムに人件費の確認ができる

タイムカードでは月が締まってから初めて集計を行いかかった人件費の計算が出来ますが、クラウドでは月の途中でも労働時間の集計ができるので、「今どのくらい人件費がかかっているか?」などの計算が出来ます。
パート・アルバイトを抱える小売業やサービス業では特にありがたい仕組みです。
そのため、どこかに過剰に人員配備されている部署や店舗はないか、過剰人員をどこに回すべきかなど、すばやい判断ができるようになり無駄な人件費を削減するための判断材料としても使えそうですよ。

⑦複数拠点の管理が容易

クラウド型勤怠管理システムであれば、どこにいてもWEBブラウザを使って同じデータを見ることができ、本社にいながら全国の営業所の勤怠情報をリアルタイムに閲覧することができます。
そのため、飲食店で他の店舗へ出勤するときや出張で地方営業所へ出勤するときなどの勤怠も一括ですることができます。

⑧義務化された「有給」の管理を効率化

労働基準法が改正され、2019年4月より、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して、「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられました。
未消化の社員が多い企業には罰則が科されることがあります。

勤怠管理システムの中には、有給管理を行えるものもあるため勤怠管理だけに限らず、「導入メリット」があるといえそうです。

 

長々とご説明致しましたが、お悩みの解消につながりそうな情報はありましたでしょうか。
次回は「勤怠管理システムの選び方」についてご案内させていただきますね。

 

大阪 経理・記帳代行PRO では、勤怠管理のクラウド化についてのご提案をしておりますので、気になる方はお気軽にお問合せくださいね^^
サポ子でした!

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