突然の経理担当者の退職実はコスト削減のチャンス・・・！？

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専門家更新コラム

2021.12.27: 突然の経理担当者の退職　実はコスト削減のチャンス・・・！？

みなさまこんにちは！
もうすぐ2021年も終了し、新しい年の準備にとりかかっている企業様も多いのではないでしょうか？

今回は、過去に弊社にお問合せいただき、見事バックオフィスの改革に成功された企業様（A社）をモデルに、実際にあった過去の実績をご紹介致します！

問い合わせの経緯

昨年の年末に、弊社HPをみてお電話でお問合せがありました。
詳細をお伺いすると、長年勤めていた経理担当者が12月末で退職することになった。
従業員はグループ全体で100名以上をかかえており、現在求人広告も出して後任の経理担当者を募集しているが、いっこうに決まらない。
一度、パート社員を採用した人も、すぐ辞めてしまったとのこと。

差し迫ってのご依頼は、翌年1月に控える給与計算業務である。
100名以上の従業員の給与計算を代行出来ないかとの問い合わせをいただきました。

面談の実施・現況のヒアリング

お問合せをいただいた際に、面談のアポイントを取り、後日A社の代表の方と面談させていただきました。

今回は、直近に迫る給与計算の依頼からのお問い合わせでしたが、ヒアリングを進めると社長自身以前から経理のアウトソーシングには興味があり、会計ソフトもクラウド化を検討されていたとのことでした。
年末に経理担当者が辞めることを機に、バックオフィスのアウトソーシングをしたいとおっしゃっていました。

現在の問題点と要望

長年勤めた経理担当者の突然の退職の話を聞き、すぐ求人広告を掲載し後任の経理担当者を募集されたそうです。
すぐに見つかったパート社員も慣れない業務なのか数日で辞めてしまい、その後はコロナ禍の影響か求人募集をかけるも応募がなく、採用コストばかり増えていた。

経理業務の、外部委託をするにあたりA社長が気にされていたこと

A社長は、面談の際に自社の企業情報や従業員の個人情報についての取扱いを非常に重要視されていました。
給与計算を外部に任せるとなると、会社情報や社員情報はもちろんのこと、給与計算に必要な資料をどのようにやり取りするのかを詳しくご説明いたしました。

主なやり取り方法・情報共有

社内資料・個人情報の取扱いに関しては、オンラインストレージの「Dropbox」・質問事項のやり取りは「チャットワーク」を使用する。
Dropboxの「共有フォルダ」を作成し、A社と弊社のみアクセス出来る状態にして毎月決まった日に資料データをアップしていただきます。
その際に資料にはパスワードを設定し、弊社スタッフしか閲覧出来ないようにしています。
給与計算にかかる質問事項・調整項目があればチャットワークを使用することでA社長にリアルタイムにご確認いただける等スムーズなやり取りが可能になりました。

導入効果

それでは、実際に弊社のサービスを導入していただいた感想を含めてお話していきますね！

弊社）弊社の経理代行サービスをご利用していかがでしたか？

A社長）導入して良かった事は、まずは採用コストの削減ですね。
ネットの求人掲載をするのに、毎回数十万円かけていました。
掲載をするのに求人媒体の営業さんと何度もやり取りして、応募がきた際のやり取りや面接にかかるコストがなくなりました。
また、採用をしたあとにすぐ辞められてしまうと、また同じ求人活動を繰り返さないといけません。
その点で、経理代行は、一度お任せすれば継続して依頼することが出来ますし、従業員が辞めてしまっても業務が滞るリスクがないのはとても良いですね。

弊社）そうですね。
最初の導入の時期にはたいくさんご質問させていただく内容は多いのですが、いったん月間のルーティーンに乗せてしまえば、毎月決まった期間に代行業務を行いますので、毎月の予定を組み立てやすく、継続してご依頼していただける企業様が大半なんですよ！

A社長）次は、業務のスピード感ですかね。
チャットワークは、業務委託をするまで使用したことはなかったのですが、給与計算の際の質問事項や経理のプロ目線による質問事項がチャットワークを通じて飛んできます。
こちらでも把握してなかった内容や気づきをしっかり伝えてくれるので大変助かっています。
社内では質問しにくい内容も、経理のプロ目線でアドバイスいただけるのもありがたいです。

弊社）業務をお受けしている企業様は、それぞれ異なった社内ルールや計算方法、資料もすべて違いますので、慣れるまではたくさん質問させていただく事が多いのですが、会社の規模や業種に合わせた目線で業務内容についてお聞きしています。

A社長）毎月のランニングコストについても削減出来たことも大きい効果ですね。
お願いする業務によるのですが、仮に1名の従業員を雇った場合、毎月の給与・交通費・福利厚生、その他経費等の様々なコストがかかってくると思いますが、基本的にはお願いする業務の時間工数での単価計算での料金になっているので、長期的に考えればかなりの人件費のコスト削減になると思っています。

今後の展開について

A社長）最初は、経理業務を外部に委託することに多少の不安があったのですが、情報の取扱い等が心配でしたが、お任せするにあたって導入する際のオペレートをきちんとしてくれたので、スムーズにお任せすることが出来ました。
毎月給与計算をお願いしていて、普段の経理サポートさんの業務内容をみて今年の「年末調整」も依頼しました。
今後は、社内で行っている記帳代行業務や会計のクラウド化についても相談しようと思っています。

弊社）年末調整のご依頼ありがとうございます！弊社の運営母体が税理士事務所となっておりますので、普段から個人情報の取扱い・法令順守・コンプライアンス等にはとても気をつけています。
また、ご検討いただいている記帳代行業務は、税理士事務所スタッフと連携して行っていることもあり、競合他社様には負けない精度でご納品出来ると自負しております！
経理のクラウド化についても、普段から様々な企業様の経理ソフトに携わっていますので、たいていの会計ソフト・販売管理ソフト・給与ソフトには対応出来ることも弊社の強みです。

もし、今別のお付き合いの税理士の先生がいらっしゃって、すぐにクラウド化が難しくても大丈夫！
チャットワークに顧問税理士の先生にも入っていただいて、連携して記帳することも可能です！

最後に弊社より経理代行をお考えの経営者様へ

現在も長く続くコロナ禍により、リモートワークや働き方が変革の時期にきています。
今回の事例としてご紹介しましたが、「求人掲載をしてもなかなか人が決まらない」等の経営者様の「お声」を、ご相談をいただく際にほぼ毎回いただきます。
働き方改革の方針がすすめられる中で、従来の紙媒体によるアナログ経理から、「会計ソフトのクラウド化」、「銀行・クレジット会社との連携」、「領収書の読み取り」などデジタルな会計処理に変わりつつあります。
また、近年でも電子帳簿保存法など企業側は対応に迫られる時期が必ずやってきます。

今回は、実際に経理代行業務を導入されたお会社の事例をご紹介致しました。

師走の12月は一年間を通して、一番多くの退職者を出る時期と言われています。
みなさまの会社でも経理担当者が退職を申し出たりしていませんか？
たしかに今まで育てた人材が辞めてしまうのは、企業にとって大きな痛手です。

しかし、これを機に経理のアウトソーシンを検討してバックオフィスの見直しをしてみるのはいかがでしょうか？
まずは貴社の経理業務のうち部分的に　大阪経理・記帳代行PRO　の　経理サポ！　にお任せいただいて試してみるのはいかがでしょうか。

勝手ながら、12/29（水）～1/3（月）まで弊社はお休みをいただいておりますので、年末年始のお休みの間にゆっくりご検討いただくのはいかがでしょうか。

今年も1年間大変お世話になりました。
それではみなさま、良いお年をお迎えください。