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みなさま、こんにちは
サポ子です＾＾
今回は、よく質問を受けるシリーズ！
小口現金との繋がりもあり、ご相談されることが多い出張経費についてお話をさせていただきます。
出張経費とは、出張先で発生した諸経費（交通費、食事代、宿泊費、出張手当）などのことです。
何を経費と認めるかを厳密に規定した法律はありませんので、各会社でのルール・規定に準じることになります。
精算の方法は、立て替え払いをして出張後に「実費精算」する方法と、出張前に概算で「仮払金」を申請者に渡して出張後に実費精算する方法があります。
支給方法は小口現金から支払う場合もあれば給与と同時支給する場合、給与とは別に振り込む場合など、会社によってさまざまです。
経費精算については、従業員が提出した領収書を元に精算するのが最も確実です。
このように、領収書の金額で精算する方法のことを「実費精算」と言います。
実費精算であれば、金額がずれる心配がないので最も確実です。
それに対し、従業員の負担を軽くするために、確定する前に予想される「概算金額」を予め従業員に渡す方法もあります。
これを「仮払い」と言います。
出張経費がいくらかかるかを経理担当に申請をします。
「仮払金申請書」「出張経費申請書」等を作成し、経理担当に提出する必要がある会社も多くあります。
経理担当者はこれを受け取り、仮払金額等を確認します。
小口現金や預金から必要な金額を出金し、出張担当者へ仮払金を渡します。
受け取りのサインや捺印が必要な会社も多いです。
実際にかかった出張経費を申請します。
「仮払金精算書」や「出張経費申請書」等を作成し、領収書と一緒に経理担当に提出する会社が多いです。
経理担当者はこれを受け取り、金額等を確認します。
経理担当者は、出張経費の報告を受けた後、過不足を確認して精算を行います。
手渡した仮払金の不足がある場合は、出張担当者が立て替えた金額を返金し、余った場合は返還してもらいましょう。
この時点で仮払金が「出張経費」となり、経費として認識します。
このように、「仮払い」は従業員からの申請、それに対する経理担当のチェック、現金の手渡し、精算などさまざまなステップが必要になります。
さらに、小口現金の管理や、銀行へお金におろしに行く手間が余計にかかる等、経理担当の負担が大きくなることもあります。
そこで、オススメの精算方法をご紹介致します。
出張経費の支払は、法人用クレジットカード（コーポレートカード）を利用し決済を行うことをおすすめします。
経理業務と社員の経済的負担が軽減され、利用歴の確認も簡単です。
不正な金額での申請を防ぐため内部統制の力を強めることもできますよ。
精算の回数を減らすことができれば、集計時間などのコストも減らすことができるため、経費精算の締め日を月に1回にすることも有効です。
しかし、立て替えている従業員からすれば手元のキャッシュが減るため、ルールをしっかりと理解してもらう必要があります。
毎月末等、定期的な時期で区切り、給与計算と同時に精算すると良いですよ。
毎月決まった日を精算の期日とし、精算した差額を給与と一緒に給与口座に振り込むようにします。
給与の振込と立替精算を一緒にすることで、作業の負担軽減が期待できます。
システム上で事前の経費利用申請や承認、その後の精算といった一連のフローを一括管理することにより、それぞれの立場の作業時間を更に短縮する事ができるものも多くあります。
交通費精算の場合ICカードから取り込んだデータや連携している乗換案内システム上で申請したデータは改ざんができないため、金額の記載間違いなどがないかひとつひとつチェックをする手間がなくなります。
このように出張経費の精算には様々な方法があります。
会社の規模や出張経費の金額によって、仮払いが良い、実費精算が良い、というのがあるかもしれません。
経費精算システムの導入を迷われている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
それとも思い切って経理をアウトソーシングする、という方法もありますよ。
これ以上経理担当の負担を増やすことができない！スムーズな経費精算をしたい！そんな方はぜひ、大阪 経理・記帳代行PRO の 経理サポ！ へお任せください。
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サポ子でした＾＾
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