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2020.05.08

2020.05.08　サポ子日記　経理のリモートワークの困りごと～紙や外部とのやりとり～

みなさま、こんにちは
サポ子です＾＾

外出自粛や在宅勤務を推奨され、企業の急速なリモートワーク対応が求められていますね。
しかし、リモートワークは設備だけ準備できれば始められるものではありません。
特に紙のアナログな手続きが多く残る経理部門では、リモートワーク対応に伴い多くの課題が出てきました。

今日は、そんなリモートワーク対応に伴う課題の解決方法をセンパイとともにお伝えしたいと思います。

リモートワークを実施しているが、リモートワーク中に出社する必要が発生

出社する理由としては「紙の書類の処理（請求書・証憑書類・押印手続・印刷）」「会議への参加」「打合せ」「銀行対応」などがあげられ、経理部門特有の紙の書類による処理の多さや、それらのデータを用いて銀行や税理士などの社外関係者とのやりとりが業務上必須であることが課題になっていることがわかりました。

そもそも、リモートワークの実施が難しい企業もあるようです。

リモートワークを実施していない理由

①紙の書類や証憑をデジタル化できていない

②リモートワークを想定した社内ルールを整備できていない

③銀行や監査法人、税理士などの社外関係者とのリモート対応ができない

ここでも、問題は紙の書類の処理とコミュニケーションであることが伺えます。

経理部門で紙が残っている手続きの中には「経費精算」や「取引先への支払い」、「請求書などの帳票発行」があります。
これらを自社の力でデジタル化しようとするとシステム開発など膨大な費用と時間が必要になってしまいます。

紙の書類の処理を簡単にデジタル化！クラウドサービスの出番です！！

経費精算と言えば、
①紙やExcelの申請フォーマットに必要情報を記入→
②領収書を貼り付ける→
③承認のために回覧をする　というフローを取っている企業はまだまだ多いのではないでしょうか。
また、取引先から送られてきた請求書も、どういった取引の請求なのか、紙の請求書を見ながら振込手続きをする必要があります。

しかしクラウドシステムを使うと！
①領収書はスマートフォンのカメラで撮影してデータ化→
②そのデータと必要情報をシステムに入力→
③承認者、経理担当者はシステム上でチェック＆承認　なんてことも可能になります。

経理担当者の会計ソフトへの入力や、振込データの作成などの手作業も、ボタン一つで取り込みデータを作成するなど、とても効率化することができます。
ゆくゆくは電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化していきたいと考える企業にも最適ですよ。

また、取引先へ送る請求書などの帳票類を手作業で印刷し、封入、発送作業をしている企業もまた多いのではないでしょうか。
しかし、リモートワークを実施する企業が増えている中、請求書などはデータで送ってほしいという需要が増えてきています。
数件であれば対応できますが、数が増えれば増えるほど対応は現実的ではありません。

クラウドサービスを活用すると、そんな取引先への帳票類の発行を一気にデジタル化できてしまいます。
必要な帳票のみをダウンロードしていただくことで、取引先のペーパーレス化にも繋がりますよね。
さらに、請求書などの帳票類のみでなく、企業への報告レポートや従業員への通知書など、多くの宛先に一気に送るようなものでも活用することも可能ですよ。

経理を見直す良い機会と捉え、今後の経理のクラウド化の一つとして、リモートワークの準備を進めていただくのはいかがでしょうか。

今日は、経理のリモートワークの困りごとについてお話致しました。
日に日に状況が変わる非常事態の中、各社対応に追われていると思われますが、活用できるものは活用しながら、この状況を一緒に乗り越えていきましょうね。

クラウドサービスについて、何か気になることがありましたらいつでも　大阪 経理・記帳代行PRO　へお問合せください！
サポ子でした＾＾

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