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2025.06.05

サポ子日記　～経理のプロが教える！本当に使える時短テクニック～

みなさま、お久しぶりです！
サポ子です＾＾
最近のサポ子はご契約先の会社様に2～3か月ごとに出向させていただいておりました！
当然ですが、同じような作業をするとしても方法は会社ごと様々ですね。
そのような状況でもみなさまが共通して考えていらっしゃることがありました。
それは、日々の作業をどのように効率よくこなすか、ということです。

経理業務は細かい作業の積み重ねで、気がつけば一日が終わってしまうこともあります。
領収書の整理、帳簿のチェック、請求書の処理…一つひとつの作業時間を短縮することで、業務の負担を減らせます。
今回は、経理のプロ（サポ子＾＾）が実際に活用している「本当に時短できるテクニック」を詳しく紹介します。

1. エクセル関数で作業効率を飛躍的に向上！

経理業務ではエクセルを頻繁に使うため、関数を活用することで業務の効率を劇的に改善できます。
特に、よく使われる3つの関数を紹介します。

① VLOOKUP関数でデータ検索を効率化

「この取引先の過去の請求書はどれだったかな？」と探すのに時間がかかることはありませんか？
そんなときに役立つのがVLOOKUP関数です。
取引先ごとのデータを一覧にまとめておけば、会社名を入力するだけで該当するデータを瞬時に呼び出せます。

📝 使い方の例：
=VLOOKUP(“会社名”, A2:D100, 2, FALSE)

これを活用すれば、指定した範囲内から関連データをすぐに取り出せます。

② IF関数で業務フローを自動化

経費精算などで「金額が一定以上の場合は承認が必要」といった条件分岐を設定する際に便利なのがIF関数です。
例えば、「1万円以上の経費は承認必須」といったルールを適用できます。

📝 使い方の例：
=IF(B2>=10000, “承認必要”, “承認不要”)

このようにすれば、金額によって自動的に「承認が必要か不要か」を判断でき、確認作業を省略できます。

③ SUMIF関数で集計を一瞬で完了

経費の項目別合計などを手動で計算するのは時間がかかりますが、SUMIF関数を使えば簡単に集計できます。
例えば、「交通費の合計額」を瞬時に求めたい場合に活用できます。

📝 使い方の例：
=SUMIF(A2:A100, “交通費”, B2:B100)

これを使えば、指定した条件に一致するデータのみを合計でき、手作業で計算する手間を削減できます。

2. 領収書の処理はスマホアプリで自動化

領収書の整理は時間がかかる作業ですが、今はスマホアプリを活用することで劇的に効率化できます。
「freee」や「マネーフォワードクラウド」などのサービスを使えば、スマホで領収書を撮影するだけでAIが自動でデータ化し、手入力の手間を省くことができます。
特に出張や接待が多い企業では領収書が多くなるため、アプリを活用することで処理時間を大幅に短縮できます。
スマホで撮影→AIで自動入力→確認して完了、といった流れなら、手作業の時間をほぼゼロにできます。

3. テンプレート化で入力作業を最小限に

毎月同じような請求書や経費精算がある場合は、統一フォーマットを作成すると効率的です。
毎回ゼロから入力するのは時間の無駄になるだけでなく、ミスの原因にもなります。
ワードやエクセルの「定型文機能」を活用することで、入力ミスを減らし、業務のスピードを向上させることができます。
例えば、経費精算書のテンプレートを作成しておけば、必要な項目を毎回入力する手間を削減できます。

4. 月末の業務集中を防ぐためのスケジュール管理

月末に業務が集中してバタバタしてしまうのを防ぐために、週ごとに業務を分けて処理するという方法を試してみるのも有効です。

例えば、
– 毎週金曜日は請求書チェックを行う日
– 月初は経費精算の締め
– 月中に仕訳の確認

このようにルーティン化すれば、月末の業務負担を減らし、余裕を持って作業を進められます。
経理業務の中には「毎月必ずやる作業」が多いため、事前に分割して処理することで、時間のかかる業務を一気に片付ける必要がなくなります。

経理業務は細かい作業が多いため、効率よく進めるためにはちょっとした工夫が大切です。
特にエクセル関数を活用すれば、多くの業務の時間を短縮できます。
「まだ取り入れていないな」というものがあれば、ぜひ試してみてください。
毎日の業務がスムーズになり、時間の節約にもつながるはずです。

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エクセルだけではなく、便利な経理ソフトはたくさんあります。
クラウドシステムで会計や請求書、給与、経費など、経理業務に必要なツールが丸ごと一つになっているものも多くありますよね。

大阪 経理・記帳代行PRO　の　経理サポ！　では、あなたの会社にあったやり方で、業務の効率化を応援いたします。
エクセルなどを使用した面倒な資料作成をご依頼いただき。経理業務の時短につなげることもＯＫ！
また、クラウドシステムを導入しボタン一つで処理完了！な環境設定の支援も可能です。

みんなで楽して経理をもっともっと楽しみましょうね＾＾
サポ子でした＾＾

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