経理書類のデータ化と電子データ保存～電子帳簿保存とは？～

大阪で記帳代行・経理代行なら、大阪経理・記帳代行PRO@心斎橋へ!

四つ橋線「四ツ橋駅」より徒歩1分御堂筋線「心斎橋駅」より徒歩5分
運営：経理サポート株式会社、濱崎税理士事務所

大阪経理・記帳代行PRO@心斎橋 > 専門家更新コラム > 経理書類のデータ化と電子データ保存　～電子帳簿保存とは？～

専門家更新コラム

2021.07.26: 経理書類のデータ化と電子データ保存　～電子帳簿保存とは？～

7月の連休が終わりこれから夏本番！
暑い夏が来ると同時にお盆休みなどもはさむことで経理部署は大忙し！
デスク周りには、経費の領収書や請求書が山盛り！という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、近年普及している「経理業務のデジタル化」と来年2022年1月1日に改正される「電子帳簿保存法」に関してお話したいと思います。

押寄せる経理のデジタル化の波

「電子帳簿保存法」は、会計帳簿やその根拠となる証憑類を、紙ではなく電子データとして保存を認める法律です。
帳簿書類は、原則として紙での保存が各税法において義務付けられ、一定の要件を満たした場合には電子データとして保存することが認められています。

昨今は、携帯アプリで領収書を撮影するだけで、自動的に会計ソフトに取込み仕訳してくれるサービスが次々に登場しています。
弊社で取り扱うMFクラウド会計やfreeeといった会計ソフトも、取り込んだ電子データを元に会計処理することで、今まで紙媒体によるアナログだった経理業務を大幅に効率化出来るサービスが普及しています。

また、近年はキャッシュレス化が促進され、領収書や請求書を電子データとして管理することも珍しくなくなりました。
金額が電子データ上に残るキャッシュレス化は、会計・経理処理をする上で不正を防ぐ・手間を省くといった大きなメリットをもたらします。
紙媒体で保存・保管していた情報をデジタル化することで、データ活用による業務改善やコスト削減、情報漏洩対策につながり、人材のリソースをほかの業務に集中させることができるため生産性の向上にもつながります。

電子保存ができる書類とできない書類がある？

帳簿・決算書類は、現金出納帳、経費帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳は、電子データによる保存が認められています。
決算書にある貸借対照表、損益計算書、棚卸表も同様に認められていますが、これらは電子計算機（会計システムなど）を使用して作成した電子データのみが認められており、スキャナー保存は認められていません。
電子データによる保存とスキャナー保存、両方認められているのが「証憑類」と呼ばれる書類です。
証憑類とは、領収書、レシート、見積書、契約書、納品書、請求書、約束手形、小切手などがあります。

経理資料の保存の要点は２つ！

電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子データの保存化にあたって、『真実性の確保』と『可視性の確保』を満たさなければならないと規定されています。
簡単に説明すると「その記録が改ざんなどされていない本物という確認が出来るか、誰もが視認・確認出来る状態を確保しているか」が重要になってきます。

真実性の確保

訂正や削除の事実内容を確認が出来ることと、タイムスタンプが付与されていること。

可視性の確保

システムの開発関係書類などの備え付け、取引年月日、勘定科目、取引金額などの主要な記録項目がきちんと検索できることなどが挙げられます。

経理書類のデータ化のメリットとデメリットは？

従来のアナログ経理による紙媒体の会計業務から、電子データによるデジタル化がすすめられる中で、メリット・デメリットについて挙げてみます。

メリット

帳簿書類を紙ではなく電子データとして保存できることによって、ペーパーレス化が進みコストの削減はもちろんのこと、業務の効率化、経理処理の不正防止、情報漏洩の防止、会計のクラウド化等による財務状況の把握がリアルタイムに行えることがメリットとして挙げられますね。

デメリット

電子データの真実性を証明するために必要な「タイムスタンプ」の制度など、まだまだ普及していないシステムの導入とそれにかかる費用コストも企業には大きくのしかかります。
また、長年アナログの紙媒体でやってきた経理担当者が高齢の場合、新しいシステムを導入することに抵抗感がある方も一定数いるのではないでしょうか。