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あけましておめでとうございます！
今年も皆様にお役立ち情報をお伝えできればと考えています！
早速ですが、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の電子データ保存について、対応は進められていますか？
どのような対応が必要なのかを含め解説いたします！
簡単に説明すると、国税関係書類（税務署に申告を行う時などに必要な書類）を電子データで保存する際、どのように保存すべきかを定めた法律です。
電子データで保存できる国税関係書類には主に以下の３つがあります。
①帳簿・・・会計ソフト等で作成した総勘定元帳や仕訳帳など
②書類・・・紙で受け取った契約書や納品書・請求書など
③電子取引・・・インターネットを介して取引したもの
①帳簿の電子保存
②書類のスキャナ保存 は容認規定のため任意ですが、
③電子取引についてはデータ保存が義務化されたという点です。
対象はインターネット取引をする全ての会社・個人事業主となりますので、保存方法やルールを知っておく必要があります。
今回は①〜③の中でもに特に早急に対応が必要となる③電子取引のデータ保存について、詳しくお話します。
電子取引とは、インターネットを介して行われた取引です。
具体的には、以下のようものが挙げられます。
・メールで受領した見積書や請求書（添付ファイル、メール本文）
・サイトでの購入データ（領収書など）
・クラウドフォルダでの請求書等の共有
・EDI取引（電子商取引）
業種によっては紙でのやり取りがメインとなっている会社もあるかと思いますが、メールに領収書や見積書を添付する、もしくはそれらが添付されたメールを受取る、Amazonや楽天で備品を購入する、などは多くの会社で行っていることではないでしょうか。
電子取引のデータ保存には２つの要件があります。
①取引データにタイムスタンプを付与する
※タイムスタンプとは、ある時点にその電子データが存在していたこと、それ以降改ざんされていない事を証明する技術です。
②取引データの訂正・削除ができないシステムや訂正・削除の履歴が残せるシステムで保存する
③取引データの訂正・削除の防止に関する事務処理規定を備え付け、運用する
（事務処理規定は国税庁作成のテンプレートがあります。）
①ファイル名の入力により検索機能を確保
取引日付、取引金額、取引先の３項目をファイル名に入力しておきます。
例）2022年１月１日、〇〇株式会社から取引金額１０万円の請求書がメールにPDF添付で届いた場合
20110101_〇〇（株）_100,000
②Excelで一覧表などを作成し検索機能を確保
ファイル名には通し番号を付番しておき、一覧表に取引日付、取引金額、取引先を入力し管理します。
いかがでしたか？
電子取引のデータ保存のポイントについてお話致しましたが対象となるものや、保存のルール等ご参考になりましたでしょうか。
なんだかめんどうだな〜と思われるかもしれませんが、税務調査においても電子データで開示することが必要となり、違反すると青色申告の承認取り消しの対象となってしまう可能性もありますので、社内でしっかり対応していく必要がありますね。
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