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専門家更新コラム

2019.12.20
「経理業務の生産性アップ」 ~業務棚卸で現状の改善点を発見!!~

12月も後半に入り、繁忙期を迎えている会社様も多い時期ですね。
忙しい時期こそ、日々の力が試されるのではないでしょうか?
今まで滞りなく行われていた業務でも、問題点が浮き彫りになる時期だと思います。

今の時期に出てきた問題点を、1月2月の落ちついた時期に、ぜひ改善点として活用して頂きたい!
そんな願いをこめて、今回のコラムは業務改善をテーマとしました。

業務改善のポイントの一つ!それは業務の棚卸!!

一人ひとりが日々行っている業務を可視化し、どのような目的でどのような分類の業務を行っているのか、それを具体的に陳列することで改善点を洗い出すことが狙いです。

例えば、繁忙期の飲食店で、「忙しいのでもっと皆テキパキするように!」という声かけをするだけでは、心がけのみで根本的な解決になりません。

Aさんが困っているのは在庫が把握できていないからかもしれませんし、Bさんは業務の引継ぎがうまくできていない為にお客様のクレーム対応に追われているのかもしれません。

具体的に、テキパキ動くためのツールとして、
①在庫管理のチェック体制を整える
②引継ぎノートを活用する、など業務の細かい部分に落とし込めば、根本的に日々の業務改善につながります。
これは極端な例でしたが、皆さんの職場でも、細かな業務に落とし込めば、新たな発見も多いのではないでしょうか?

業務の棚卸の進め方

①大分類に分ける

例 人事、経理、営業 など

②中分類に分ける

例 人材育成・人員配置、入出金管理・経費計算 など

③小分類に分ける

例 採用面談・セミナー受講、銀行振込・売掛金管理  など、小分類にいたっては、現場の実際の業務を聞き出し、しっかりと漏れなく把握することが大切です!

改善点を発見するポイントとして重要なこと

業務内容の名前の認識を統一する

これは、業務内容の解釈の違いに気づく、という点で重要なポイントとなります。
例えば、「掃除」としていても、掃除をして終わりの人もいれば、掃除チェックリスト記入までを範囲としている人もいますし、ごみ捨てまでを範囲としている人もいるかもしれません。

個人個人の業務範囲の認識を明確にすることで、不要な業務の発見や、逆に新たなノウハウの発見にもつながります。

改善点が把握できたところで、次のアクションに移るときのポイント!

業務量の大きいものから改善していく

細かいものならすぐに改善できそう、と思いついつい小さなところから手を付けがちですが、それは得策ではありません。

上位20%を占める業務が、成果の80%を占める、とも言われます。

多少時間がかかりそうな内容でも、この時点では棚卸によって何の分類に対するどのような目的業務かが明確になっていますので、重要なものから改善したほうが、後の業務効率化にダイレクトに影響を及ぼします。

業務の棚卸の結果!!

社内でしかできない業務

毎日把握する必要のある内容・他の社員とのコミュニケーションを必要とすること

社外でもできる業務

定期的(月に何度か)に行うこと・書類を確認すればできること

「どの業務を誰が担当するか」ということを棚卸で明確にし、スムーズな運営に活用してくださいね。

社外でもできる業務は、人材不足や経費削減といった観点から、アウトソーシングすることもおすすめしています。

外部委託できる業務はぜひ、 大阪 経理・記帳代行PRO におまかせ下さい!!

 

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