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専門家更新コラム

2019.11.08
教えます! ~会計資料の整理・保管のコツ~

今年も残すところあと2ヶ月となりましたね。
11月に入って急に寒くなりましたが、皆さま体調など崩されていませんか?

今回はちょっと難しい話は置いておいて、年末にむけて会社で使って頂けそうな情報をお伝えしようと思います。

年末といえば、大掃除ですね!
経理さんの部屋はさぞかし資料でいっぱいかと思いますが、、

この資料どうしよう…どうやって、いつまで保管すればいいの??と悩むことはないですか?

資料といっても色々あります。
●領収書
●売上
●仕入
●請求書
●契約書
●税金関係
●給与関係

などなど・・・
会社によって様々だと思いますが、大まかに言えばこのような分け方ができると思います。

いろんな会社様の経理を拝見していると、保存方法は本当に多種多様です!
領収書を一枚一枚丁寧に貼って保存されていたり、封筒にガサッと詰め込んでいたり。

どんな方法も間違いではありません。

しかし、できればかさばらず、探しやすい保管をした方が今後の業務効率アップやスペース確保に繋がります。

気になる税務調査の際も、きちんと資料を整理して保管している方が帳簿内容への信用も高まりますし、調査が無駄に長引くこともありません。

そこで、今回はのテーマは・・・

資料保管のおすすめ方法をご紹介します!

領収書

1枚1枚でなくてよいですが、できればある程度分けてホッチキスで留め、紙に貼るのがかさばらずおすすめです。
分け方は、科目ごとに月でひとまとめにして、ひと月分を1枚の用紙に貼ってしまうと早いです。
会計ソフトに入力する前に分けておくと、入力の際も便利です。

売上・仕入・その他の請求書

こちらは様式も様々かと思いますが、同じ取引先ごとにまとめて時系列に重ねファイリングしておけば、どこどこの何月の資料が必要!という場合にもすぐに探すことができます。

契約書などの重要資料

賃貸契約や、借入、リースなど様々な契約書がありますが、後から探す事も多いと思いますので、重要書類はその事項ごとにファイリングし、見出しインデックスを付けておくと便利です。

税金・社会保険関係

こちらは領収書として混ぜて保管される方も多いですが、何月分をいつ支払ったかなど、調べる必要がある場合も多いため、できれば税金は税金、社会保険関係は社会保険関係で、分けて保管したほうが後々便利です。

給与関係

賃金台帳や年末調整の書類、社会保険の提出書類、住民税の通知書など様々ありますが、こちらは従業員さんに聞かれて答えることも多いと思いますので、それぞれ内容ごとに時系列でファイリングしましょう。

 

資料整理の基本は、時系列に並べること

ざっくりと内容ごとにご説明しましたが、
上で述べた内容くらいは分けておいて、あとは時系列に並べ、それを年ごとに保管するだけでも、後から探しやすく、きちんと整理されたものに見えますのでおすすめです。

 

書類には保管期限があります

細かく分けると内容ごとに所得税法・法人税法・消費税法など、税法以外にも会社法や業種ごとに、定められた保管期限は違います。
そのため、様々に分けて期限がきたら処分することもできますが、上記のように年ごとで保管しておき、最長期限まではまとめて保管する、というほうがわかりやすいのではないかと思います。

確定申告期限から数えて、個人事業主の場合は7年、法人の場合は10年保管、と覚えておくとわかりやすいです。
税務調査では直近3年分が調査対象になる場合が多いので、3年分は手元に保管し、それ以前は倉庫などで保管するとスペースも邪魔せずよいのではないでしょうか。

 

上記以外に、
定款・登記関係・訴訟・特許や重要な人事書類など、法令で定められてはいませんが文書の特性上永久保存が妥当とされる書類もありますので、心配なものは顧問税理士さんなどに確認して保管したほうがよいです。

 

いかがだったでしょうか?
余談ですが、ビジネスパーソンが探し物にかける時間は年間150時間とも言われています。
頭を悩ませる書類の山も、いちど時間を作って整理してしまえば今後の業務効率アップに繋がることは間違いありません。
ぜひこちらの方法も参考にして頂ければ幸いです!

大阪 経理・記帳代行PRO では、証憑書類等の整理も行なっております!
この際プロの手を借りて整理しよう!と思った方はぜひ一度ご連絡下さい。

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